4 tips til kommunikation, der gør dine ansatte glade

Sådan skaber du god kommunikation på arbejdspladsen, som øger både motivationen og effektiviteten blandt medarbejderne

En god leder bliver blandt andet målt på, hvor god han/hun er til at tale og forstå sine medarbejdere. Med ganske få ændringer kan du som leder ændre tilfredsheden og effektiviteten blandt dine medarbejdere markant.

Som leder kan du sikkert genkende følgende oplevelse, jeg havde forleden dag: Jeg sad i lufthavnen og ventede, imens jeg flygtigt kiggede mine mails igennem på mobiltelefonen. Pludselig opdagede jeg, at jeg ikke have hørt fra en bestemt medarbejder i et stykke tid, og jeg tastede derfor en lynhurtig besked: ”Hej Søren, hvornår tror du, at rapporten er færdig?”

Mit spørgsmål var ment som en opmuntrende hilsen til en ny medarbejder. Men sådan blev den slet ikke modtaget. To dage senere havde jeg endnu ikke fået svar, og en kollega kunne fortælle, at Søren, siden min besked, havde siddet helt stiv på sit kontor – rædselsslagen for, at han ikke kunne leve op til sine opgaver.

Oplevelsen er et klassisk eksempel på, hvordan vi som ledere kan fejle totalt, når vi kommunikerer med vores medarbejdere. Vi glemmer helt grundlæggende regler for god kommunikation, og vi bliver samtidig forført af de nye mediers hurtige tilgang til medarbejderne. Resultatet bliver utilfredse medarbejdere og en ineffektiv organisation. Derfor kan vi som ledere have stor gavn af at tilegne os nye redskaber og lære at kommunikere mere effektivt med andre mennesker.

Hos TACK Danmark har vi arbejdet os frem til fire grundregler for god kommunikation med ansatte. De fire råd bygger på vores mange års erfaring med ledelseskurser.

1. Undgå multitasking

De moderne kommunikationsmidler, som for eksempel SMS, WhatsApp, Messenger og mails, er effektive, men de ansporer desværre også til multitasking. Mange ledere kan – ligesom jeg selv – finde på at sende en besked, imens vi er på vej ombord på et fly, eller sågar imens vi holder for rødt. Som ledere føler vi måske, at vi med de små, hurtige beskeder holder kontakt til vores medarbejdere. Men i virkeligheden gør vi præcis det modsatte: Vi skaber stress, misforståelser og mistillid hos de ansatte, fordi vi slet ikke har nået at sætte os ind i det konkrete problem, de sidder med.

2. Forbered og tænk frem

Ønsker man som leder at skabe en god kommunikation på arbejdspladsen, kræver det, at man forbereder sig og tænker frem. Pointen er her, at man ikke skal stille spørgsmål, hvis man på forhånd ønsker et bestemt svar. Enhver leder kender sikkert situationen, hvor man ringer hjem til sekretæren i en mødepause og spørger: ”Nå, hvordan går det hele?” Vi havde engang en leder på et kursus, der fortalte, at sekretæren havde svaret ham med følgende svada: ”Jo tak, Det går ad helvede til! Eller, hvad skal jeg svare? Du skal ikke ringe og forstyrre os, bare fordi du sidder og keder dig”.

Det var hårde ord, men sekretæren havde naturligvis ret. Lederen forventede, at hun skulle svare positivt på hans spørgsmål, og han var i virkeligheden slet ikke klar til andre typer af svar. Han havde, med andre ord, hverken forberedt sig eller tænkt frem.

Artiklen fortsættes herunder.

3. Registrer og forstå

Som leder er det ens pligt at sætte sig ind i, hvilke udfordringer de ansatte sidder med, og man børe være motiveret for at løse dem, inden man tager kontakt. Måske kan Søren ikke gøre sin rapport færdig, fordi han sidder og venter på nogle tal fra Signe, men måske kan Signe ikke give ham tallene, fordi hun er i møde hele dagen. Til gengæld ved jeg, som leder, at Carsten også har tallene, der skal bruges. Den slags problemer, svar og løsninger, når jeg aldrig frem til, hvis min kontakt er overfladisk – eller hvis jeg hverken forbereder mig eller tænker frem. Jeg skal spørge: ”Hvad mangler du, før du kan gøre din rapport færdig?”. I stedet for blot at spørge: ”Hvornår er den færdig?”

Samme omtanke skal være til stede hos lederen, når samtalen med medarbejderen er afsluttet. Det handler om at registrere og forstå, hvad der præcis er blevet sagt. Er der tvivlsspørgsmål? er det hængepartier? Er der brug for at ringe tilbage på et senere tidspunkt for at få klarlagt særlige pointer? Som ledere er vi alt for gode til bare at konkludere og komme videre i dagens arbejde, og vi glemmer derfor det punkt, der nok er det vigtigste for trivslen og effektiviteten på arbejdspladsen, nemlig gem og følg op. Netop derfor er det afgørende, at vi lærer at kommunikere med andre mennesker på en mere målrettet og struktureret måde.

4. Gem og følg op

Hvis vi som ledere har vist interesse for en arbejdsopgave og spurgt ind til problemer og løsninger, så forventer den enkelte medarbejder også, at vi vender tilbage, for at høre mere om opgaven – særligt, når den er afsluttet. Hvis lederen ikke vender interesseret tilbage, så vil medarbejderen uvilkårligt tænkte: ”Nå, min opgave var åbenbart ikke så vigtig alligevel”. Det skaber utilfredshed og i sidste ende ligegyldighed over for arbejdsopgaverne. I medarbejderes øjne bliver lederes indblanding reduceret fra ”interesse” til blot ”kontrol”. Og det er ikke frugtbart.

I TACK International har vi et motto, der stammer helt tilbage fra vores grundlægger, der startede School of Salesmanship i 1949. Det lyder ”You, we, I”, og det handler om, at vi først skal forstå, hvem vi sidder overfor. Dernæst skal vi forstå, hvad vi kan gøre sammen. Og når det er på plads, så skal jeg nok hjælpe dig med dit problem. Det motto er stadig dækkende for, hvordan man som leder skaber en sund arbejdsplads fuld af motivation, effektivitet og arbejdsglæde.

Hent den gratis e-bog ”8 artikler til den nye leder” her.

af Jens Dalgaard

Adm. direktør hos TACK