Sådan skal du give dine medarbejdere feedback

Mange ledere svigter i deres feedback til deres medarbejdere på grund af frygt eller tidspres. Men manglende feedback er en ledelsesmæssig dødssynd. Læs her, hvordan du giver effektiv feedback, så dine ansatte leverer langt bedre.

Det er blevet normalt, at medarbejderne får mere og mere ansvar for de opgaver, de sidder med i virksomheden. Det forventes, at medarbejderne selv driver opgaverne, og at kvaliteten er i top. Det er som udgangspunkt en rigtig god udvikling, men desværre er der også en risiko.

Vi hører igen og igen samme behov hos medarbejderne: De mangler overblik, savner retning og ris eller ros fra ledelsen. Kort sagt: De mangler feedback.
Uden feedback – både positiv og negativ – ender medarbejdere med stort ansvar for eget arbejde med at føle sig rådvilde. Men hvorfor svigter mange ledere så afgørende et krav fra medarbejderne?  Svaret er, at mange ledere er konfliktsky, mangler tid, savner kompetencer eller simpelthen ikke ønsker at rose deres medarbejdere af frygt for at blive overhalet af dem.

Der findes ingen gode undskyldninger for at undlade at give medarbejderne feedback. Konstruktiv feedback er ledelsens vigtigste relation til medarbejderne, og det er en ledelsesmæssig dødssynd at springe den over.

Du får her ti råd til, hvordan du som leder giver god feedback:

1.    Vær godt forberedt før feedback-mødetF

2.    Være rettidig

3.    Forbered medarbejderen

4.    Sørg for klar og direkte tale under mødet

5.    Vær specifik

6.    Lyt

7.    Sæt mål i samarbejde med medarbejderen

8.    Vær åben

9.    Dokumenter mødets indhold

10.  Følg op

Alle ti råd er vigtige, hvis man som leder vil give god feedback. Men i en kultur, hvor mange ledere er presset på tid, er punktet rettidighed blandt de vigtigste. Jeg har netop haft en leder på kursus, der var frustreret over, at han ikke havde tid til løbende feedback-møder med hver enkelt medarbejder. Han planlagde ofte møder, der derefter blev udskudt på grund af travlhed og derfor med tiden mistede relevans.

Artiklen fortsættes herunder. 

Min pointe er, at udgangspunktet for feedback-møder ofte ikke er rigtigt. Et feedback-møde behøver ikke at tage mere end 5-10 minutter, og det skal ikke skemalægges lang tid i forvejen eller slavisk omfatte hver enkelt medarbejder. Derimod skal mødet falde rettidigt, for eksempel når en opgave er løst, og en medarbejder har brug for særlig ros eller måske konstruktiv kritik, så medarbejderen enten kan fortsætte de positive takter eller gøre det endnu bedre næste gang. Sørg for, at mødet bliver afholdt hurtigt, så den seneste opgave stadig står i frisk erindring hos medarbejderen, og så du - som leder - ikke pludselig er fristet til at lade mødet glide ud, fordi du ikke længere oplever det som relevant.

Inden mødet er det ligeledes meget vigtigt, at du som leder er ordentlig forberedt. Hvis du siger noget forkert i forhold til medarbejderens arbejdsopgave, taber du øjeblikkeligt troværdighed, og derefter vil både din ris og ros af medarbejderen falde til jorden. I samme forbindelse er det væsentligt, at du er åben og lyttende over for medarbejderens syn på sagen. Dette er især vigtigt, hvis du skal levere konstruktiv kritik under et feedback-møde. Nogle medarbejdere reagerer på kritik ved straks at gå i offensiven, men et feedback-møde må aldrig udvikle sig til en diskussion mellem medarbejderen og lederen. Du skal i stedet lytte og gribe fat i de punkter, der kan virke motiverende for medarbejderen næste gang en lignende opgave skal løses.

Endelig er det afgørende, at der bliver sat nogle mål for medarbejderen, og at disse målsætninger bliver arkiveret sammen med mødets øvrige indhold. På den måde kan indholdet af de små feedback-møder i løbet af året bruges som et godt udgangspunkt for den årlige medarbejderudviklingssamtale, så denne – lidt længere samtale – kan skabe nogle konkrete bud på udvikling hos den enkelte.

For mig er der ingen tvivl om, at en virksomhed kan få meget mere ud af sine medarbejdere, hvis der hersker en sund feedback-kultur. Med en ’sund kultur’ mener jeg, at feedback-møderne optræder med jævne mellemrum, så medarbejderne ikke møder op med mistro, når lederen foreslår et hurtigt møde. Medarbejderne skal roses, når de yder en god indsats, og de skal forvente at blive korrigeret, hvis de gentager en fejl. Det skaber retning for virksomheden, ro hos medarbejderne, et godt arbejdsklima og gode teams.

af Jens Dalgaard

Adm. direktør hos TACK