Den perfekte projektdeltager

Som projektmedarbejder har du stor mulighed for at påvirke et projekt både i positiv og negativ retning, og du bærer derfor også en stor del af ansvaret for projektets succes. For at bidrage til succesen af et projekt og være den perfekte, værdiskabende projektmedarbejder, er der dog en række forhold, du bør have for øje i dit daglige arbejde. Du får her 9 gode råd til det.

1. Sæt dig ind i, og forstå projektmodellen, plan mål og delmål

Først og fremmest er det nødvendigt, at du sætter dig godt ind i projektmodellen. Det vil være selve udgangspunktet for projektet og udgør den røde tråd, du kommer til at følge hele vejen. Herefter er det nødvendigt, at du sætter dig ind i både overordnede mål og delmål, så du får en komplet forståelse af, hvad der skal leveres hvornår. Afhængig af projektets størrelse vil det ikke nødvendigvis kun gøre sig gældende for dit eget – muligvis afgrænsede – område i projektet, men kan også indbefatte mål og aftaler for andre projektdeltagere.

2. Forstå din rolle, opgaver og forventning til ressourceforbrug

En del af projektets succes bestemmes af, om det bliver færdigt til tiden, så det er selvsagt essentielt at overholde projektets deadlines. Aftaler skal derfor være tydeligt definerede, så du forstår dine rolle såvel som dine opgaver, og er du i tvivl om noget, bør du søge klarhed fra relevante personer i projektet. Der vil desuden være visse forventninger til, hvor mange ressourcer du skal bruge for at løse din opgave, så gør dig dette klart, og fravig heller ikke her fra det aftalte – uden at du har indgået en ny aftale herom.

3. Afstem din deltagelse med din leder, og informér dine kollegaer

Når du deltager i projektarbejde, vil der være visse andre af dine arbejdsopgaver, som i en tid må stå i baggrunden. Eksempelvis kan der være normale ansvarsområder som midlertidigt må overtages af dine andre kolleger, imens du deltager i projektet. For at din leder kan lave de nødvendige justeringer, vil det derfor være nødvendigt at afstemme din deltagelse i projektet med vedkommende, så det vides, hvor meget af din tid, projektet vil råde over i den næste periode. Informér på samme måde også gerne dine kolleger om din deltagelse, så de ved, i hvor høj grad de kan forvente eller regne med din assistance under projektet.

Artiklen fortsættes herunder.

4. Levér din del til tiden, og informér grundigt om din levering

Du gør naturligvis dit for, at projektet bliver færdigt til tiden, og en del af dét består i at levere til tiden. Når du overholder de aftalte deadlines, sikrer du, at projektet skrider planmæssigt frem og kan blive en succes. Selv hvis andre projektdeltagere ikke overholder deres deadlines, er det vigtigt, at du så vidt muligt holder fast og gør det, så der ikke opstår flere forviklinger, og problemerne ikke vokser sig endnu større. Informér ligeledes andre projektdeltagere grundigt, når du leverer, så du gør dem bevidste om, hvor langt din del af projektet er nået, da det kan have indflydelse på deres planlagte arbejde.

5. Udfordr afvigelse i opgavestruktur, aftalte tider og kvalitetsniveau

Planen for projektet er allerede lagt, og afvigelser fra planen bør så vidt muligt undgås, medmindre der indgås klare aftaler herom. Du er selvfølgelig ikke den eneste, der bør følge planen - det skal alle andre også. Man skal kunne korrigere i planen undervejs, men der skal herske enighed om det, og du må derfor altid udfordre afvigelser i opgavestrukturen, som vil kunne føre til gener for andre projektdeltagere og i sidste ende hindre projektet. På samme vis bør du udfordre afvigelser fra aftalte tider og deadlines, ligesom du heller ikke bør forholde dig stiltiende, når du oplever, at andre ikke lever op til det aftalte kvalitetsniveau. Alle har et ansvar for, at projektet lykkes – til tiden og i den kvalitet der er forventet – så det er okay at sige til, hvis kvaliteten ikke er der.

6. Vær tilgængelig, svar hurtigt, og hjælp, hvor det er relevant

Kommunikationen i projektet er essentiel for, at alle kan holde sig på ret kurs. Vær derfor tilgængelig for de andre projektdeltagere, så de har mulighed for at stille dig spørgsmål, når de måtte have dem, og svar gerne hurtigt, så de kan komme videre i deres arbejdsproces med det samme. Du må heller ikke være bleg for at hjælpe, men dog kun hvor det relevant. Falder et spørgsmål udenfor dit ansvars- eller kompetenceområde, kan det give bedre mening at omdirigere kommunikationen til rette vedkommende.

7. Tal projektet op, og sig ikke noget om nogen, du ikke har sagt til dem selv

Positivitet er smitsomt, så når du udviser et positivt mindset i projektarbejdet, bidrager du positivt til både arbejdsglæden, -motivationen og -indsatsen hos alle de involverede. Du bør derfor altid søge at tale projektet op, så alle kan bevare optimismen. For at værne om det gode arbejdsmiljø bør du ligeledes heller ikke sige noget om nogen, du ikke først har sagt direkte til dem selv - så undgår du, at der opstår fnidder og kontroverser, som kan være skadelige for projektet.

Artiklen fortsættes herunder.

8. Husk konstruktiv feedback, og ros dine projektkollegaer, så tit du kan

Feedback er dit værktøj til hele tiden at blive bedre, så søg feedback fra andre projektkolleger ofte, og giv selv feedback – når den er ønsket. Begynder du at give feedback til nogen, som ikke har bedt om det, risikerer du, at din feedback vil blive opfattet forkert og have uforudsete, negative konsekvenser. I tillæg bør du bidrage til positiviteten i projektet ved at rose dine projektkolleger så ofte, du kan. Du sikrer dig herved, at dine kolleger bliver bevidste om, hvad der i din opfattelse er ønskværdig adfærd, og de vil således være mere tilbøjelige til at fortsætte den.

9. Fejr projektets succes, men husk, ikke alle har været med

At fejre sine succeser bidrager positivt til både arbejdsmiljøet og sammenholdet, når I når en milepæl, eller når nogen udmærker sig ved individuelle præstationer. Husk dog på, at ikke nødvendigvis alle på din arbejdsplads har været med i projektet, så hvis du vil værne om sammenholdet i hele virksomheden, skal du sørge for at være inkluderende - fejrer du omvendt i små grupper, risikerer du, at nogle vil føle sig udenfor.

Langt de fleste på arbejdsmarkedet kommer på et tidspunkt til at arbejde med projekter, og det er derfor vigtigt at gøre sig bevidst om de gængse retningslinjer og processer i projektarbejde. På denne måde bør du leve op til dit ansvar for at sikre system, struktur og kvalitet i projektet. Forhåbentlig kan disse 9 gode råd hjælpe dig med at gøre din næste projektindsats til din hidtil bedste.

af Jens Dalgaard

Adm. direktør hos TACK