Den svære samtale | Claus Lautrup

Mange ledere kan hurtigt blive enige om, at det er vigtigt, at de svære samtaler bliver taget, så konflikter på arbejdspladsen undgås. Men selvom det for mange virker som en selvfølgelighed i teorien, så er virkeligheden en helt anden. For mange ledere har meget svært ved at håndtere den svære samtale med en medarbejder, og det kan der være mange gode grunde til.

Derfor kan du i denne episode af TACK TALKS glæde dig til at høre Udviklings- og produktdirektør, Claus Lautrup, give dig brugbare tips og tricks til, hvordan du kan styrke din kommunikation og blive bedre til at håndtere den svære samtale med en medarbejder, så I begge går derfra stærkere.

Mange ledere er konfliktsky

En rundspørge foretaget af Gallup for Dansk Magisterforening viser, at 26% af de adspurgte er enige eller overvejende enige i, at deres leder er konfliktsky. Hvis du som leder ikke formår at tage de svære samtaler, når de er nødvendige, så risikerer du, at kommunikationen, adfærden og trivslen på arbejdspladsen langsomt bliver rykket i den forkerte retning – små skridt ad gangen. Vi kan i vores adfærd have en utilsigtet tilgang, hvor vi har bildt os selv ind, at hvis ikke en given adfærd bliver italesat, så er det fordi andre ikke har bemærket det eller tænker noget negativt om det. Derfor er det vigtigt, at dårlig adfærd eller uhensigtsmæssig kommunikation bliver italesat, så medarbejderen også får en ærlig chance for at rette op på det. Alt for mange gange ender dårlig adfærd og uhensigtsmæssig kommunikation i en hurtig fyring, hvor medarbejderen ikke har haft en chance for at rette op på de dårlige vaner og adfærd, som har sneget sig ind i dagligdagen. Derfor er det altafgørende, at de svære samtaler bliver taget med medarbejderen, når der opstår dårlige vaner, dårlig adfærd eller, der er knuder i kommunikationen på arbejdspladsen. Og det er lederens ansvar, at de svære samtaler bliver taget.

Den svære samtale er situationsbestemt

Hvis du som leder oplever en medarbejder, som siger noget uhensigtsmæssigt – eller hvis du får viden om det fra dine øvrige medarbejdere – så skal der først og fremmest indgå en afvejning af om, der er tale om en enlig svale eller, om der er tale om en tendens. Er der tale om sexistiske, racistiske, homofobiske eller andre krænkende bemærkninger, så skal der selvfølgelig handles med det samme. Men hvis det er en engangsforeteelse, så er det ikke nødvendigvis det samme tunge skyts, som skal findes frem. Det afhænger derfor meget af den konkrete situation og en sammenligning med den øvrige adfærd fra medarbejderen.

Den svære samtale med en medarbejder kan både være formel og uformel. Uformel i form af en hurtig bemærkning i hverdagen, som er nok til at spore medarbejderen på rette vej – alene ved at du som leder påtaler, at du har set adfærden og, at grænsen er nået eller nærmer sig.

Den formelle samtale er, når du som leder indkalder medarbejderen til en samtale under fire øjne, hvor I er nødt til at komme nærmere ind på vedkommendes adfærd og kommunikationen.

Sådan kommer du bedst igennem den svære samtale 

Der er tre trin i forberedelsen, som er vigtige for, at du kommer godt igennem den svære samtale med en medarbejder. Det første er, at du kommer over den tøven og nervøsitet, som kan være til stede, fordi du ikke finder det behageligt at skulle have denne svære samtale. Du skal ikke nødvendigvis synes, at det er super fedt at tage den svære samtale. Men du skal være opmærksom på, at intensionen med samtalen er at være med til at spille medarbejderen endnu bedre ved, at vedkommende får rettet op på den uhensigtsmæssige adfærd eller kommunikation. Det andet trin er, at du skal være ordentlig forberedt til samtalen. Du skal være forberedt på de reaktioner, som medarbejderen kan have. Du skal kigge på, hvad der er den nuværende tilstand. Hvad ved du helt konkret? Så kan du nemlig trække disse konkrete eksempler frem. For det vil medarbejderen med stor sandsynlighed spørge efter – og vil bedre kunne forstå feedbacken, når der har været konkrete eksempler på bordet. Det sidste trin er, at du får kommunikeret klart og tydeligt, hvad den ønskede adfærd er – og hvad det helt konkret er, at medarbejderen skal gøre. Det er ikke nok at lave en aftale om, at medarbejderen skal ”stramme op”. Det skal være så konkret som muligt. På den måde får du også skubbet den svære samtale over til at være en konstruktiv samtale.

Som afslutning på denne episode gennemgår Claus Lautrup også 4 helt konkrete svære samtaler, som du som leder kan komme til at stå i. Du får gode råd og vejledning til, hvad der kan være faldgruberne i samtalen og, hvordan både du og medarbejderen kommer bedst igennem samtalen.