Det succesfulde kickoff | Jens Dalgaard

Kickoff er en fast begivenhed i mange danske virksomheder og bruges især til at sætte retning på det kommende halve eller hele år. Derfor er det også en skam, at mange kickoffs ofte ikke er velforberedte, mangler en agenda eller endnu værre; sender medarbejderne i den forkerte retning.
I denne episode af TACK TALKS taler adm. Direktør Jens Dalgaard om, hvordan du bedst muligt kan forberede, eksekvere og følge op på dit næste kickoff og du får også hans huskeliste med 7 vigtige punkter.

Forberedelse af kickoff

Der er mange måder at gribe et kickoff an på, men det vigtigste vil altid være forberedelsen.

Som udgangspunkt skal man i topledelsen beslutte sig for, hvad man gerne vil med sit kickoff. Der skal være et klart formål; et eksempel kunne være motivation for opgaven, der skal løses i den kommende tid. Det er ledelsens ansvar at forberede dagen, så alle ved hvad der skal ske. I forberedelsen af kickoff indgår også forberedelsen af medarbejderne; hvis medarbejderne skal have noget konkret viden inden kickoff, så skal ledelsen opdatere dem på forhånd og give dem mulighed for at repetere.

Man kan bruge denne huskeliste til sit kickoff:

1. Vælg det rigtige sted og det rigtige tidspunkt
Indkald i god tid og gerne et sted, hvor man kommer ud af de faste rammer.

2. Brug tid på forberedelse
Forbered et seriøst og gennemarbejdet program og forbered deltagerne.

3. Tal om vision, mission og mål
Præsenter ikke på vanlig vis, men arbejd med det i forhold til de udfordringer/muligheder I står overfor.

4. Dyrk ”best practice”
Gentag det I har gjort godt, se på jeres succeser og få det konceptueret og gjort til proces.

5. Sørg for et element af træning
Når man samler folk, er det vigtigt med et element af træning med fokus på at blive bedre.

6. Drop festen
Man må godt have et socialt arrangement, men festen gemmer man til man kommer i mål. 

7. Sørg for et stærkt referat og følg op kontinuerligt
Det er vigtigt, at man går fra kickoff med en aftale, der indeholder nogle handlinger som ledelsen kan følge op på. Så får man kickoff til at leve.

For at opsummere forberedelsen, så handler det om at fortælle medarbejderne hvad, der skal ske. Sørg for, at de har det relevante materiale og dagens agenda. Og planlæg gerne noget andet end I plejer.

Eksekvering

Når dagen oprinder og kickoff skal afholdes, så er det vigtigt med en leder, der er god til at føre ordet med sikkerhed og autoritet. Man kan fortælle om tankerne for fremtiden og holde det op imod virksomhedens vision og mission, så medarbejderne kan se, at der er rød tråd i de ting, der arbejdes med.

Det er også vigtigt, at medarbejderne kan se, hvad tiltagene helt konkret kommer til at betyde for dem. Man kan derfor involvere medarbejderne gennem et element af træning, så de virkelig får det ind under huden.

For at sikre noget afveksling, er det en god idé at vælge nogle andre rammer end de vante. Det behøver ikke være stort og fint, det skal bare være anderledes. Og hvis man skal overraske med noget, så må det godt være det sociale element. Tænk ud af boksen og gør noget andet end det I gjorde sidste år.

Opfølgning på kickoff

Når medarbejderne tager hjem fra kickoff, skal de gerne have en oplevelse af, at det var en god dag med spændende tiltag, som de glæder sig til at eksekvere på. Men ofte, så rammer hverdagen og de gode tanker fra kickoff fordufter lige så stille… Medmindre, at topledelsen under sin forberedelse også har tænkt opfølgning grundigt ind i den efterfølgende periode.

Det er ledelsens opgave at aktivere den agenda, der blev sat til kickoff’et og hele tiden referere tilbage til kickoff. Ledelsen kan eksempelvis alliere sig med nogle nøglemedarbejdere, der kan være med til at drive forandringerne i den kommende periode, så medarbejderne oplever at få succes med nogle af de implementerede tiltag relativt hurtigt efter kickoff.

Det er også en god idé at have kommunikation gennem et fælles medie, hvor man holder hinanden, opdaterede på, hvad der sker og hvordan det går. Når forandringerne synliggøres, så får medarbejderne også en oplevelse af, at det aftalte bliver til noget.

Hvis man har et ønske om at evaluere kickoff, så kan man sagtens udsende et kort spørgeskema til medarbejderne. På denne måde åbner ledelsen op for feedback og kan få værdifulde input til, hvad der var godt eller kunne blive bedre til næste gang.