Det virtuelle møde

Virtuelle møder er blevet populære som aldrig før, og det kan komme mange virksomheder til gode, men det forudsætter, at mødeformen bliver brugt på den rigtige måde. Nøjagtig som med de fysiske møder, er det essentielt med forberedelse og struktur, hvis du vil undgå tidsspild og demotiverede mødedeltagere. Det vil vi i TACK gerne hjælpe dig med, og derfor får du her 11 gode råd til, hvordan du afholder effektive virtuelle møder, som du får mest muligt ud af.

1. Vælg den rigtige platform

Først og fremmest gælder det om at vælge den rigtige platform til din organisation. Virksomheder er selvsagt meget forskellige og opererer ligeledes på forskellige vilkår, hvilket betyder, at kravene, der stilles til mødeplatforme, også differerer markant. I den forbindelse bør jeres krav til eksempelvis interface, brugertilpasning og funktioner være udslagsgivende for jeres valg af platform. Test desuden teknikken – både software og hardware – inden mødet hver eneste gang, så du er sikker på, at alt virker, som det skal, og I vil kunne gennemføre mødet, uden at der opstår tidsslugende problemer, der kan skabe irritation hos deltagerne og herved ødelægge et ellers godt møde.

2. Forbered deltagerne

For at sikre en effektiv gennemførsel af mødet betaler det sig at forberede alle deltagerne. Sikr dig, at alle har skabt sig en forståelse af de roller, opgaver, mødeformer og regler, der er relevante for det enkelte møde. På den måde skal du ikke først bruge tid på at sætte visse personer ind i tingene, hvilket vil tage tid fra det substantielle i mødet, som antageligt er fundamentet for efterfølgende at kunne skabe resultater, og kan i stedet gå direkte til agendaen.

3. Sørg for detaljeret agenda

Din forberedelse vedrører også agendaen for mødet, som du gerne skal gøre så detaljeret som muligt. Herved vil deltagerne kunne danne sig en bedre forståelse af mødets indhold og formål, og der skal således bruges mindre tid på forklaringer under selve mødet. For at sikre forståelsen kan du med fordel gennemgå agendaen ved mødets start og afsætte tid til, at mødedeltagerne kan stille spørgsmål. Det vil ikke altid være tilfældet, men det er vigtigt, at du holder muligheden åben for deltagerne.

Artiklen fortsættes herunder.

4. Gå på 10 min. før mødestart

For at sikre de tekniske aspekter af din forberedelse bør du gå på mødeplatformen 10 minutter før påbegyndelsen af mødet. Det giver dig den bedste mulighed for at undersøge, om alt nu også virker, som det skal; herunder om forbindelsen er stabil. Samtidig vil du få tid til behandle de sociale aspekter ift. andre mødedeltagere, hvilket kan give et give et bedre afsæt for mødet, hvis deltagerne har fundet sig til rette og fået overstået de venskabelige snakke.

5. Lad alle introducere sig selv

Der kan naturligvis være møder, der bliver afholdt i den samme, lukkede gruppe af personer, hvor det ikke vil være nødvendigt for deltagerne at introducere sig selv, men ved langt de fleste møder vil det være at foretrække, at alle deltagere får mulighed for at introducere sig. Herved sikrer man, at alle kender til hinanden og forstår årsagen til, at hver enkelt deltager er med til mødet. Det gavner desuden at have billede på, hvis forbindelsen tillader det, da det kan være med til at øge engagementet og motivationen for at deltage i mødet, ligesom det vil kunne skabe stærkere social sammenhæng blandt deltagerne.

6. Hold fokus – bevar koncentrationen

Det gælder også i konteksten af virtuelle møder om at kunne bevare sit fokus og sin koncentration hele vejen igennem mødet. Det kræver, at du befinder dig i rolige omgivelser uden støjgener eller andre distraherende elementer. Find derfor et egnet, roligt sted, hvor du kan være i fred, og forsøg efter bedste evne at eliminere risikoen for, at du bliver forstyrret midt i mødet. Det betyder samtidig, at du ikke bør løse eller lave andre ting under mødet, da du i så fald selv vil skabe forstyrrelserne.

7. Deltag ordentligt

Du bør deltage aktivt, som du ville have gjort ved et fysisk møde. Tal tydeligt, så der ikke opstår misforståelser, og afbryd ikke andre, når de taler, da man sandsynligvis ellers ikke vil kunne forstå nogen af jer. Se gerne ind i kameraet, hvis det er på, så du virker mere nærværende og bedre kan adressere nogen direkte, og husk at tænke på din påklædning. Hvis kameraet er på, giver årsagen sig selv, men selv hvis det ikke er, vil din påklædning kunne have en psykologisk effekt, der vil påvirke din mundtlige fremtræden.

Artiklen fortsættes herunder.

8. Involvér deltagerne

For at sikre dig at alle følger med og forstår det, der foregår på mødet, så stil gerne spørgsmål direkte til deltagerne. På den måde vil du i højere grad involvere dem i mødet, så de bliver aktører i stedet for tilskuere. Deltagerne vil desuden kunne mærke det; de vil føle sig involveret, og dermed vil de også være mere tilbøjelige til at vise deres engagement under mødet – og engagement er smitsomt, så det kan man ikke få nok af.

9. Parkér din modstand

Positivitet er en afgørende faktor for gode møder, da det får deltagerne til at tænke i muligheder og løsninger i stedet for begrænsninger. Herudover er positivitet med til at skabe en bedre social kulisse, der kan være med til at fremme deltagernes engagement og motivation. Parkér derfor din eventuelle modstand eller negativitet og tag det i stedet 1:1 efter mødet - hvis de er tilstrækkeligt relevante, skal dine input nok blive drøftet på det næste møde.

10. Lav referat undervejs

Ligesom ved fysiske møder er det essentielt at holde styr på, hvad der er blevet sagt og besluttet på det virtuelle møde. Sørg derfor for, at der bliver skrevet referat undervejs i mødet, så intet risikerer at gå i glemmebogen, og vær særlig opmærksom på at nedfælde, hvad der er blevet besluttet, og hvem der skal gøre hvad fremadrettet.

11. Slut til tiden

Vi skal alle respektere hinandens tid, så afslut mødet til tiden, i tilfælde af at deltagerne har andre aftaler eller opgaver at se til. Nu hvor alle er samlet til mødet, er det desuden hensigtsmæssigt at få lagt det næste møde i kalenderen, så aftal gerne her, hvordan der skal følges op på mødet, og hvornår det næste møde skal afholdes. På den måde sikrer du, at alle er indforståede med tidshorisonterne, hvilket vil bidrage til at gøre jeres næste møde lige så godt.

Selv om platformen er en anden, er forberedelse til og struktur i mødet stadig afgørende. Undgå så vidt muligt tidsspild af enhver art, bevar din egen positivitet under mødet, og gør hvad du kan for, at de andre deltagere kan gøre det samme. Afslut ligeledes mødet på en positiv måde, og appellér gerne til handling jvf. de aftaler, der er indgået på mødet. 

Så vil dit næste virtuelle møde forhåbentlig blive dit hidtil bedste!

af Jens Dalgaard

Adm. direktør hos TACK