Et kommunikationstip til ledere

- Træd et skridt tilbage 

I denne artikel vil jeg dele en kommunikationsteknik med jer, der har gjort en positiv forskel i mit liv som leder, team-medlem, ægtefælde og ven.

Jeg kalder den "Træd et skridt tilbage".

Lad os indledningsvist blive enige om, hvad det at kommunikere betyder. Ifølge Google handler det om at dele eller udveksle nye informationer eller ideer. Kommunikation handler med andre ord ikke om at fortælle. Det er ikke en ”jeg-aktivitet”, men derimod en ”vi-aktivitet”. Vi deler eller udveksler informationer eller ideer, således at vi forstår hinanden.

Du kan vælge at træde et skridt frem eller et skridt tilbage

For nogle år siden havde jeg og en af mine kolleger et møde med en potentiel kunde. Lad os kalde den potentielle kunde Hr. A. Efter vores møde sagde Hr. A til mig under fire øjne, at han følte, at jeg havde lyttet til ham og givet ham plads til at fortælle sin historie. Han fortalte, hvordan min kollega entusiastisk var begyndt at udvikle en løsning, allerede inden Hr. A var færdig med at snakke. Han anerkendte min kollegas entusiasme, men sagde, at han satte endnu større pris på, at jeg havde givet ham plads til at tale færdigt. Jeg blev positivt overrasket og tænkte, at jeg egentlig ret godt kunne lide ideen om at give min samtalepartner plads til at tale, så vores gensidige forståelse kunne blive større.

Jeg mødtes senere med min kollega og begyndte at give ham Hr. A’s feedback. Efter kort at have lyttet til mig afbrød han mig og begyndte at opremse en masse grunde til, hvorfor han havde gjort, som han havde gjort. Det var naturligt at gøre; jeg havde selv gjort det en masse gange før i tiden, etc. Jeg sagde til ham, at han skulle prøve at træde et skridt tilbage og skabe et rum for sig selv, så han kunne forstå og forholde sig til Hr. A’s feedback. Med denne forståelse ville han så kunne beslutte sig for, hvad han ville gøre. Måske ville han beslutte sig for ikke at gøre noget, eller måske ville han beslutte, at feedbacken gav mening og derfor beslutte at gøre tingene anderledes i fremtiden. Vi havde en yderst positiv snak omkring det at træde et skridt tilbage, og vi gik begge klogere og mere selvbevidste derfra.

Det negative ved “at træde et skridt frem”

Før i tiden, når nogen præsenterede mig for et synspunkt, jeg ikke var helt enig i, var jeg meget hurtig til at give udtryk for, at jeg var uenig. Jeg trådte ind i samtalen; det var min standardreaktion. Disse samtaler udviklede sig ofte til en kamp på synspunkter – to personer, der skiftedes til at afbryde hinanden uden egentlig at prøve på at forstå den andens synspunkt. Derudover afbrød jeg ofte, når andre mennesker talte, fordi jeg gik ud fra, at jeg vidste, hvad de ville sige. Det skabte ikke ligefrem grobund for at nå en fælles forståelse.

Når vi som chefer gør dette, risikerer vi, at vores medarbejdere siger til sig selv, at det ikke kan betale sig at sige sin mening og komme med forslag, da det alligevel altid ender med, at chefen får sin vilje. Jeg er overbevist om, at min tendens til at træde ind i samtalen før i tiden har fået mine medarbejdere til at lægge bånd på sig selv.

Fordelene ved at træde et skridt tilbage

Siden Hr. A’s feedback er jeg blevet bevidst om at træde et skridt tilbage, når folk kommer med deres mening eller giver mig feedback. Ved at gøre dette udvikler jeg en større bevidsthed omkring, hvad personen forsøger at kommunikere til mig. Derudover skaber jeg et behageligt rum for samtalen.

Nu ser jeg kommunikation som en proces, hvor den anden skal føle, at jeg lytter til, hvad de siger. Der er ikke nogen ”rigtige” eller ”forkerte” synspunkter eller mening. Der er kun synspunkter og meninger. Selv hvis jeg hører noget, som jeg ikke er helt enig i, træder jeg et skridt tilbage, så vi kan skabe et rum for gensidig forståelse. Når vi føler os godt tilpas i en samtale og føler, at modparten lytter til os, kan vi have en rationel diskussion.

Prøv selv

Tag en beslutning om at bruge “træde et skridt tilbage”-teknikken. Prøv over de næste tre uger at gøre en bevidst indsats for at skabe rum for gensidig forståelse i dine samtaler. Vær selvbevidst. I stedet for at træde ind i samtalen ved at afbryde, drage konklusioner eller ved at komme med din mening for tidligt, så træd et skridt tilbage for virkelig at forstå, hvad den anden person forsøger at sige. Efter de tre uger er der en god chance for, at du har anlagt en ny, værdifuld vane, der vil vare ved.

Er du med på at prøve?

Godt, så læs videre herunder

- Hvordan du træder et skridt tilbage

I min seneste artikel delte jeg et kommunikationstip med jer, som jeg kaldte ”træd et skridt tilbage”. Denne teknik lærer dig, hvordan du skaber et rum for gensidig forståelse mellem dig selv og dem, du kommunikerer med. At træde et skridt tilbage har haft en positiv effekt på mit liv som leder, team-medlem, familiemenneske og ven. Jeg fik efter artiklen en masse respons fra læsere, der syntes, at det var en god ide at træde et skridt tilbage, men som syntes, det var udfordrende rent faktisk at gøre det i praksis. Derfor vil jeg i denne artikel fokusere på, HVORDAN man træder et skridt tilbage.

Flyt dit fokus fra dig selv til din samtalepartner

Før i tiden var min tilgang til kommunikation, at den var en slags ”kamp på ideer”. Det var din ide mod min ide. Her gik det for mig ud på at formidle mit synspunkt på en overbevisende måde. Ofte var jeg slet ikke interesseret i at forstå, hvad den anden person forsøgte at fortælle mig. Jeg havde for vane at afbryde, når folk talte. Selvfølgelig med undtagelse af, når personen var enig med mig. På mit arbejde havde dette den negative effekt på mine kolleger og medarbejdere, at de ville sige til sig selv, at det ikke kunne betale sig at forsøge at overbevise mig, da jeg jo alligevel ville gøre tingene på min måde. Jeg troede, jeg havde fået folk til at dele mit synspunkt, men jeg havde i virkeligheden bare fået dem til at give op.

En ny tilgang til din kommunikation: forsøg at forstå

Min nye tilgang til kommunikation er at prøve at forstå min modparts synspunkt. Inden jeg begynder at gøre rede for mit eget synspunkt, vil jeg forstå dit. Måske har du nogle ideer, jeg kan bygge videre på. Måske kan vi finde noget, vi er enige om, der kan danne grundlag for vores kommunikation. Det er her, vi skaber et rum for gensidig forståelse. Ideen med først at forsøge at forstå sin modpart er i øvrigt også glimrende beskrevet i bogen 7 Gode Vaner. En let måde at vise personen, du kommunikerer med, at du forsøger at forstå ham eller hende, er at bruge simple udtryk som eksempelvis ”Hvad jeg hører dig sige, er…”. Folk føler sig bekræftet, når de føler, at man lytter til dem.

Gode spørgsmål i stedet for modargumenter

Når du fokuser på at forstå, hvad den anden person forsøger at sige, vil du begrænse din naturlige tendens til at afbryde, når han eller hun taler. Du vil i stedet stille spørgsmål. Du vil begynde at stille spørgsmål i stedet for at komme med modargumenter, hvis du fokuserer på at forstå den anden person. Du vil også opleve, at folk vil være mere villige til at lytte til dig, når du taler, hvis du først lytter til dem.

Brug sekssekunders-reglen

Så hvordan skifter du fra et “mig”- til et “dig”-fokus? En simpel teknik, du kan bruge, er sekssekunders-reglen. Den går ganske enkelt ud på, at du venter med at svare, indtil der er gået seks sekunder efter, den anden person er stoppet med at tale. For mange er dette svært i begyndelsen, da de fleste føler, at de er nødt til at sige noget sekundet efter, modparten har afsluttet sin sætning. Dette kan du med fordel ændre på. Det skaber et bedre grundlag for en positiv snak, hvis du venter lidt, inden du svarer. Ved at bruge sekssekunders-reglen sikrer du, at din modpart er færdig med at tale, inden du selv begynder. Din modpart vil føle sig respekteret, og de seks sekunder vil derudover give dig tid til at tænke over, hvad den anden persons forsøgte at sige, til at tænke over, hvilke spørgsmål, du kan stille for at forstå vedkommendes synspunkt bedre samt til at tænke over, hvordan du skal svare. Og, da I ikke længere taler i munden på hinanden, vil du opdage, at reglen også vil hjælpe dig til at få flere rolige og ikke overophedede samtaler.

Hvis du er en af den slags mennesker, der finder det udfordrende virkeligt at lytte, så prøv at bruge disse enkle tricks. Du vil blive behageligt overrasket over den effekt, det vil have på dine forhold, dine overbevisningsevner samt dine evner som leder.