Hvordan skriver jeg et godt mødereferat?

Hvordan skriver jeg et godt mødereferat? Du får her en praktisk guide og skabelon

Bliver du indimellem bedt om at være den, der tager referat af et møde, og synes du, at det er svært at finde ud af, hvordan du skal gribe det an?

Hvor meget skal med? Hvad kan du udelade? Og hvordan koncentrerer man sig om både at være deltagende i mødet og være referent?

Et mødereferat er afgørende for dokumentationen og for at sikre, at alle har et fælles og retvisende billede af, hvad der skete på mødet og ikke mindst er enige om, hvem der gør hvad efterfølgende. Du får her en praktisk guide til at lave et referat, der er overskueligt, præcist, har alle de vigtige detaljer med og samtidig let at forstå.

Beslut dig for din fremgangsmåde: Stikord, roman, AI eller lydoptagelse?

First things first. Når du deltager i et møde, hvor du også selv skal være aktiv og bidrage til dagsordenen, kan det være udfordrende også at være den, der efterfølgende skal sende et referat, som de andre deltagere kan bruge til noget.

Inden du deltager, skal du beslutte dig for, hvordan du vil gå til referatet. Vil du lave stikord, skrive det hele ned, få et AI-værktøj til at transskribere det eller lave en lydoptagelse? Der er fordele og ulemper ved det hele. Jeg vil aldrig anbefale at skrive det hele ned, for så er du ikke til stede under mødet. Diverse værktøjer kan fungere rigtig godt, men det kræver alligevel lidt arbejde efterfølgende for, at referatet ikke bliver for langt. Det er heller ikke alle, der bryder sig om at blive optaget, så det skal man være varsom med og naturligvis have de andre deltageres accept først.

Min foretrukne måde er at notere stikord og de vigtigste pointer. Så er det efterfølgende let for mig at redigere det og lægge lidt mere kontekst på. Det er dog vigtigt, at du laver referatet færdigt forholdsvis kort tid efter mødet, så du har mest muligt i hukommelsen til at spæde dine stikord op med.

Er der inden mødet lavet en agenda, sørger jeg altid for at have klippet den ind i et dokument, så jeg kan notere under hvert punkt. Så er du også mere sikker på ikke at misse noget, når diskussionen bliver spændende, og du er optaget af selve mødet.

Læs også artiklen "Bliv den bedste mødedeltager".

Basics

Husk altid at sørge for at have ”the basics” på plads. Notér følgende som det første:

• Dato
• Tidspunkt
• Sted 
• Deltagere
• Agenda

Når agendaen er sat ind, kan du herefter begynde dit referat og udfylde dine stikord til hvert punkt.

Hvis du er i tvivl undervejs, så spørg gerne ind til, hvad der menes. Måske der sidder andre til mødet, som også er i tvivl, og jo bedre referatet er, desto nemmere er det at arbejde med efterfølgende. 

3 hjørnesten i selve referatet

1) Emne

Diskussionerne om de emner, der bliver vendt på mødet skal beskrives, og hvilke synspunkter, der blev fremført. Hold det kort og så enkelt som muligt, så det efterfølgende er nemt at læse, så man hurtigt kan danne sig et overblik over mødet.

2) Beslutning

Er der et emne eller en problemstilling, der blev diskuteret, og hvor der blev truffet en beslutning om et evt. løsningsforslag, skal det noteres.

3) Actions

Næste skridt og to do’s er noget af det vigtigste at få med. Sørg for at notere den konkrete opgave, deadline og hvem der er ansvarlig for at udføre den tydeligt. Når snakken er gået frem og tilbage, er det ikke alle, der kan huske, hvor en diskussion landede, så de næste skridt, der skal foretages, er altafgørende.

Fremtidige møder

Afhængig af mødets karakter kan det være en god idé, når alle alligevel er samlet, at få datoen for det næste møde i kalenderen. Den næste dato, tid og sted kan du afrunde referatet med og evt. punkter til den næste agenda, hvis de på det givne tidspunkt er kendte.

Hurtigst muligt efter mødet skrives referatet færdigt. Der fyldes på stikordene, så det giver mening. Og hvis der f.eks. er brugt vigtige forkortelser under mødet, kan de med fordel skrives ud, evt. i parentes. Hvis der er omtalt foreninger, begivenheder, kommende events eller andet, vil det være en hjælp for læseren, hvis der knyttes en kort forklaring til disse også.

Et mødereferat skal være præcist, klart og let at læse. Undlad at tilføje personlige holdninger og kommentarer, men hold det objektivt. Referatet skal være et kortfattet billede af fakta.

Det er en god idé at få de øvrige deltagere til at læse og godkende referatet, så du sikrer, at der er enighed om beslutninger og aftaler. Og til sidst – husk at dele det et sted, hvor der er nem adgang til det.

Ved at følge denne guide, kan du sikre dig, at dine mødereferater er brugbare, informative og nøjagtige.

Læs også artiklen "Det glemte referat".

af Marie Kongsted

Salgs- og marketingdirektør hos TACK