7 gode råd til den svære samtale

Der er opgaver i lederrollen, der er inspirerende, givende og sjove. Dem, der efterlader en med god energi og motivation for næste opgave. Og så er der dem, man gerne vil undgå. Samtalerne, vi helst vil udskyde, fordi det kan være ubehageligt at skulle tage den svære samtale med en medarbejder, når uhensigtsmæssig adfærd af den ene eller anden art er nødt til at blive italesat.

Men den svære samtale er nødvendig, for årsagen til den går sjældent væk af sig selv – og når vi som ledere undlader at tage den, svigter vi både os selv, medarbejderen og kulturen i virksomheden. Det, vi fejer ind under gulvtæppet, forsvinder ikke af sig selv - det vokser. Hvorimod dét, vi sætter ord på, kan udvikle og bringe tillid tilbage.

Denne artikel giver dig ikke kun værktøjer til at tage den svære samtale. Den hjælper dig til at fatte det mod, det kræver at gå ind i dialogen med struktur og empati og også, hvad du helt konkret skal undgå. Du får også en tjekliste, så du kan gå til opgaven med overblik og ro.

Hvornår er der behov for at tage den svære samtale?

Den svære samtale er relevant, hver gang noget står i vejen for samarbejde, trivsel eller performance, og når du som leder har en fornemmelse af at noget er ”off”.

Eksempler på det kan være:

• En medarbejder udviser gentagen adfærd, der går ud over kollegaerne – fx manglende samarbejdsvilje eller nedprioritering af aftaler.
• Du oplever, at en person trækker sig, virker uengageret eller ikke byder ind, som de plejer.
• Der er usagte spændinger i teamet, som ingen nævner, men alle mærker.
• En medarbejder overskrider grænser – overfor kolleger, kunder eller dig som leder.
• Der er fald i kvaliteten af arbejdet, som ikke kan forklares med manglende kompetence.
• Manglende ansvarlighed over for dét at gå på arbejde - fx overdreven udnyttelse af arbejdsgiverens fleksibilitet ift. arbejdstider m.m.

Jo tidligere du handler, jo mindre dramatisk bliver samtalen, formålet er at forebygge større konflikter og invitere til udvikling - ikke at skabe yderligere problemer.

Artiklen fortsættes herunder.

1. Tag fat i det med det samme

Jo længere du venter, jo større er risikoen for, at problemet eskalerer og bliver mere ødelæggende. Uhensigtsmæssig adfærd går sjældent bare væk, uden der bliver gjort noget aktivt for at ændre det.

Hvis en medarbejder fx har tillagt sig dårlige vaner, vil disse over tid blive opfattet som accepterede, hvis de ikke bliver påtalt, og en konfrontation vil blive sværere. Et andet eksempel kan være de usagte spændinger i teamet, som med tiden kan udvikle sig til dybere konspirationer og tolkning af ens kollegers motiver, og vil uundgåeligt være med til at skabe større splid.

2. Forbered dig godt

Når du forbereder samtalen, handler det om at være klar over hvilke pointer, du vil have frem, og hvordan du vil møde medarbejderens reaktioner.

Tænk over hvad vil du opnå med samtalen, hvad medarbejderen skal forstå, og hvilket resultat du ønsker af samtalen.

3. Kom til sagen

Emnet, der skal diskuteres, skal falde med det samme. Du skal ikke gå som katten om den varme grød, men fortælle årsagen til mødet med det samme.
Det er du måske ikke vant til, fordi det føles rarere at sniksnakke lidt førend det svære. Måske vil det føles ubehageligt for dig at gå direkte til stålet, men det er min erfaring, at det er bedre at være modig og tage fat om det svære med det samme. De næste punkter vil hjælpe dig med at komme sikkert gennem forløbet.

4. Skab en god ramme

En svær samtale skal ikke være en anklage – den skal være en indgang til forandring. 

Husk hvad dit udgangspunkt er for samtalen og hvilket resultat, du vil opnå. Du ønsker dig sikkert ændringer i fremtiden med erfaring fra fortiden, så hold fast i, at I har et fælles formål, nemlig at arbejde endnu bedre sammen fremover.

5. Brug konkrete eksempler – og drop generaliseringer

Ingen kan ændre adfærd ud fra vage vendinger som “Du virker uengageret”. Brug konkrete eksempler i form af situationer og adfærd – ikke fortolkninger.

Forklar situationen og hvorfor det ikke er hensigtsmæssigt.

6. Lyt aktivt 

Den svære samtale skal ikke være en enetale. Den skal skabe refleksion hos medarbejderen. Du skal lytte aktivt, stil dig nysgerrig på medarbejderen og stil spørgsmål, når du har behov for en uddybning eller ikke er sikker på, hvad medarbejderen mener.

7. Lav en handlingsplan – og følg op

Samtalen slutter ikke med et nik. Den slutter, når der er en plan – og endnu vigtigere: en aftale om, hvordan og hvornår I følger op.

Du kan ikke forvente at en enkelt samtale ændrer alt. Det er vigtigt at holde jeres aftale, både om de ændringer, I er blevet enige om, men også sørge for at tage en eller flere opfølgende samtaler om emnet. 

Få møder i kalenderen med det samme og lad der ikke gå for lang tid - lige nu har begge parter nemlig samtalen i frisk erindring og er aktive i den fremtidige proces. I har momentum, som er nødvendigt for at sætte gang i en udvikling, og I skal sammen finde frem til, hvordan I lærer bedst muligt af situationen, så der bliver en ramme for psykologisk tryghed.

Derfor er det vigtigt at tage den svære samtale og ikke udsætte den

Når vi som ledere undlader at tage en svær samtale, sker der ofte følgende:

• Frustrationen forbliver – eller vokser.
• Teamet fornemmer ubalancen og mister retning.
• Medarbejderen mister muligheden for at rette op eller forstå, hvad der forventes.

Omvendt oplever mange ledere, at relationen styrkes, når de tager samtalen med respekt og tydelighed. Det kræver mod – men det skaber klarhed, tillid og fremdrift.

Når du som leder tager den svære samtale, viser du, at du tør stå ved både ansvar og relation. Du viser, at trivsel og performance ikke er hinandens modsætninger – men hinandens forudsætninger.

Den svære samtale er ikke en risiko. Det er en investering – i tillid, retning og udvikling.

Udvikl dine ledelseskompetencer hos TACK

Som tidligere nævnt kræver den svære samtale øvelse. Det er en samtale, hvor store følelser kan komme i spil. Hos TACK udbyder vi kurset Personalesamtaler, hvor du kan få endnu flere værktøjer og få trænet dine færdigheder.