Kom tættere på med distanceledelse

I denne tid leder flere ledere på distancen end tidligere, og for mange er det første gang, de får berøring med denne form for lederskab. Der er derfor et behov for, at mange ledere kigger indad og analyserer deres eget lederskab med henblik på, om de tager alle de nødvendige hensyn. Det kan desuden virke kontraintuitivt, at distanceledelse kan medføre, at du kommer tættere på dine medarbejdere, men ikke desto mindre kan det være tilfældet.

1. Vær konstant i din kontakt

Kommunikation vil altid være en af hjørnestenene i god ledelse, men når du leder på distancen, bliver din kommunikation kun endnu vigtigere. Kommunikér effektivt og gerne ofte, så alle dine medarbejdere kan holde sig opdateret på det seneste nye og har mulighed for at skabe sig et overblik over andre medarbejderes aktiviteter. Gør du brug af faste tider og emner for din kommunikation, ved dine medarbejdere altid, hvad de kan regne med, ligesom de vil have bedre mulighed for at planlægge deres aktiviteter rundt om din kommunikation. Endelig bør du for så vidt muligt kommunikere med billede på, da det kan være med til at forstærke relationen til dine medarbejdere, ligesom du vil kunne bruge flere retoriske virkemidler og have nemmere ved at motivere medarbejderne.

2. Husk empatien

Når du og dine medarbejdere sidder langt fra hinanden, er det vigtigt, at medarbejderne føler, du forstår dem og deres situation. Vær derfor bevidst om, at du udviser empati og oprigtig interesse for medarbejdernes dagligdag og arbejdsopgaver. Det vil antageligt kræve en vis mængde indlevelse fra din side, og det bør netop være selve fundamentet for dit lederskab.

3. Kontakt med formål

Sørg altid for at have et konkret formål med at kontakte hver medarbejder, så du ikke risikerer, det ender med at blive en sludder for en sladder. Kontakter du ofte medarbejdere uden formål, vil de ikke alene kunne blive irriteret over de gentagne forstyrrelser; der vil også være fare for, at de begynder at føle sig overvåget og herved umyndiggjort, hvilket vil være skadeligt for deres arbejdsglæde såvel som deres indsats. Undgå desuden at starte med et generelt ”hvordan går det?”-spørgsmål, da det tager tid og fokus væk fra det væsentlige, og start i stedet samtalen ved at tage udgangspunkt i det, I snakkede om i jeres seneste samtale.

Artiklen fortsættes herunder.

4. Afstem forventninger

Konkrete målsætninger og konsistente forventningsafstemninger mellem dig og dine medarbejdere er afgørende for, at der ikke bliver skabt unødvendigt tidsspild. Du kan i den forbindelse med fordel bruge SMART-modellen for målsætninger, hvilket står for Specifikt, Målbart, Attraktivt, Realistisk og Tidsbegrænset. Denne model sikrer en hensigtsmæssig formulering af målsætninger, hvilket også vil hjælpe betydeligt i dine forventningsafstemninger, så alle forstår hinanden samt hvad, der skal gøres til hvornår. 

5. Sørg for rettidig individuel og kollektiv information

Der vil være information, som det er mest hensigtsmæssigt, at du videregiver individuelt, mens andet bør formidles kollektivt. Vær skarp på, hvad der hører til hvilken kategori, og skeln mellem, hvad der er relevant for den enkelte medarbejders arbejdsopgaver, men derimod hvad der er relevant for medarbejderens forståelse af organisationens aktiviteter. Du kan hertil eksempelvis gøre brug af infomeddelelser og nyhedsmails til at sikre konsistent og vedvarende formidling.

6. Spørg til, og følg op på

For at holde fingeren på pulsen i forhold til medarbejdernes opgaver bør du altid følge op; spørg eksempelvis ind til, hvordan et møde er gået, eller hvor langt man er nået i en proces eller med et projekt. Ikke alene udviser det interesse for medarbejderen og vedkommendes aktiviteter, det har samtidig en motiverende effekt på medarbejderne. I visse tilfælde kan det ligeledes fremme holdånden i teamet, da medarbejderne oplever, at I er flere, der arbejder mod det samme mål og er afhængige af hinanden.

7. Vær tilstede

Det er essentielt, at du står til rådighed, når medarbejderne har brug for dig. Det indbefatter bl.a., at du tager telefonen, når de ringer, og du svarer mails hurtigt, så de kan få svar på de spørgsmål, de måtte have, og dermed ikke risikerer at sidde fast i deres arbejdsproces. Dine medarbejdere vil desuden føle, at du er der for dem og har deres ryg, hvis du altid er i stand at hjælpe dem, når de har brug for det, og det kan være med til mærkbart at styrke deres motivation og arbejdsglæde.

Artiklen fortsættes herunder.

8. Ros og anerkend

Du kan godt nok ikke give dine medarbejdere et klap på skulderen, men til trods for det er ros og anerkendelse stadig en vigtig del af distanceledelsen. Vurdér og giv løbende feedback på medarbejdernes respektive indsatser, så medarbejderne ved, om og hvornår der er behov for at foretage justeringer. Italesæt desuden, hvad der udgør kvalitet i jeres verden, så medarbejderne har noget at forholde sig til – og måle deres indsatser op imod – så det bliver den nye standard.

9. Husk mennesket

Selvom din medarbejder naturligvis er der for at udfylde en funktion, skal du huske på mennesket bag funktionen. Du vil være bedre i stand til at interagere med din medarbejder og tage nødvendige hensyn, når du forstår den enkelte medarbejders liv og private ramme, og det forudsætter, at du afsætter og bruger den nødvendige mængde tid på det. Dine medarbejdere vil kunne mærke din interesse, og som konsekvens vil du antageligt kunne mærke det på deres engagement og arbejdsglæde.

Når du ikke længere har fysisk berøring med dine medarbejdere, bliver det endnu vigtigere at være positiv i udtryk og anerkendende overfor hver enkelt medarbejders vilkår og indsats. Der er behov for mere kommunikation for at sikre aftaler og gensidig forståelse, men du bør passe på, at du ikke kommer til at virke for overvågende i medarbejdernes opfattelse. Vær nysgerrig uden at være snagende, så vil du kunne komme endnu tættere på dine medarbejdere.

af Jens Dalgaard

Adm. direktør hos TACK