Kommunikationens 14 bud

Vi mennesker er af natur forskellige. Det er vores evolutionære styrke, som sikrer vores tilpasningsevne, men det er også den som giver os kommunikative udfordringer. Hver især opfatter og forstår vi den omgivende verden forskelligt, og det er grunden til, at du kan få vidt forskellig respons ved at sige det samme til forskellige personer. Men hvordan får man så flere personer til at forstå hvad, man siger, på samme måde? Du vil aldrig kunne garantere en fælles forståelse blandt en gruppe mennesker, men der er en række kommunikative virkemidler og tiltag, du kan benytte dig af for at sandsynliggøre og facilitere den. Til dette formål giver TACK dig her kommunikationens 14 bud:

1. Brug kropssprog, så forstår vi hele dit budskab

For at styrke dit budskab hjælper det betydeligt at bruge kroppen i din kommunikation, da du kan benytte den som en ekstra kommunikationskanal til at sende signaler, som dine tilhørere kan oversætte til mening. Denne oversættelse kan isoleret set lede til varierende tolkninger, men når man kombinerer kropssproget med det talte sprog, vil de to kunne komplimentere og underbygge hinanden, hvilket vil skabe en mere entydig forståelse af budskabet.
Kropssproget giver dig mulighed for at understrege overfor tilhørere, hvorvidt du er oprigtig eller ej, ligesom det tillader dig at formidle uudtalte følelser og holdninger. Herved giver du dig selv et større kommunikativt spillerum, da du kan sige én ting og enten betone eller modsige det med dit kropssprog for at skabe en bestemt implicit forståelse. Endelig kan du ved brug af kropssprog virke mere medrivende på dine tilhørere og således skabe større engagement og følelsesmæssig tilknytning til enten dig selv, dit budskab eller din fortælling.

2. Vær eksperten, så bliver vi rolige

Den bedste forudsætning for din kommunikation vil altid være, at dine tilhørere opfatter dig som ekspert på det emne, du taler om – hvad enten det måtte være rigtigt eller ej. Det vil typisk have en beroligende effekt på tilhørerne, der får dem til at sænke paraderne og slappe af i situationen; velvidende at du har styr på dit stof. Men hvordan får du dem så til at opfatte dig som ekspert?
”In order to be succesful, one must project an image of success at all times” sagde Buddy Kane i filmen American Beauty. Det er selvfølgelig at sætte tingene på spidsen, men man kan ikke komme udenom, at ved at tale og fremlægge med selvsikkerhed – eller som minimum foregivet selvsikkerhed – vil du kunne overbevise de fleste om, at de trygt kan overlade kontrollen over samtalen eller præsentationen til dig.

Lyt også til podcastepisoden "Sådan bruger du storytelling til at styrke din formidling".

3. Optræd energisk, så koncentrerer vi os

Optræder du energisk, udstråler du samtidig engagement og indlevelse. Det gør dig og dit budskab mere interessant, hvilket vil få tilhørere til at koncentrere sig mere om, hvad du siger. Siden du tydeligvis selv brænder for sagen, må der være noget om det, du siger – dette vil automatisk får os til at spidse ører. Den energiske opførsel, som man typisk vil tolke som engagement, vil tilhørere desuden modsvare ved at lægge en tilsvarende mængde engagement i samtalen eller præsentationen, hvilket kan komme til udtryk igennem mere koncentreret og fokuseret lytning og forståelse.

4. Grin sammen med os, så kan vi lide dig

Når du forsøger at få tilhørere til at kunne lide dig, så kan du med fordel gøre dig selv mere sympatisk og tiltalende ved at grine sammen med dem. Princippet er funderet i helt basale, menneskelige, interpersonelle mekanismer, hvor vi skaber og forankrer relationer ved at grine sammen med andre. Vi viser herigennem, at vi har det godt med hinanden og nyder hinandens selskab; vi slapper mere af og signalerer, at vi ser hinanden i øjenhøjde. Den letteste vej til grinet er igennem humoren, men her skal du være særligt opmærksom og varsom for ikke at træde nogen over tæerne, så brug humor med måde, og styr gerne udenom kontroversielle emner og beskidte vittigheder.

5. Improvisér, så skaber du liv

Selv den bedste præsentation kan komme til at virke stiv og automatisk, hvis du har trænet den et hav af gange, og den sidder fuldstændig på rygraden. Ved at improvisere kan du modsat skabe liv gennem uventede øjeblikke, du kan tilpasse din præsentation og budskab til de pågældende tilhørere, og du kan promovere en mere løssluppen og uperfekt stemning i præsentationen. Det vil give indtryk af, at du ikke kører efter en fast plan, men derimod gør hvad der falder dig ind, og på den måde kan du komme til at virke mere ægte, og din præsentation mindre stringent.

6. Brug øjenkontakt, så tror vi på dig

Øjnene spiller en betydelig rolle, når det for mennesker drejer sig om at opfatte løgne og sandheder, og det kan du udnytte til din egen fordel. Ved at have fokus på at få og bevare øjenkontakt med tilhørerne vil du virke mere overbevisende, og vi vil som tilhørere være mere tilbøjelige til at tro på dig. Som man siger, er øjnene sjælens spejl, og vi forestiller os derfor, at vi ved at se en person i øjnene kan se vedkommendes ægte, inderste følelser. Når du fastholder øjenkontakt med dine tilhørere, kan du således antyde, at du er ærlig og i hvert fald selv tror på det, du siger, hvilket samtidig vil få os tilhørere til at tro på det.

Artiklen fortsættes herunder.

7. Kend din status, så stoler vi på dig

Din status afgør, hvorvidt publikum vil være tilbøjelige til at respektere og stole på dig. Du bør derfor i begyndelsen af enhver præsentation fastslå, at du har karakter og desuden er troværdig, så du kan få publikum til at stole på dig. Hvis ikke, risikerer du, at publikum ikke vil kunne godtage eller acceptere det, du siger. Ofte vil din status være etableret allerede inden, din præsentation går i gang, men du har også mulighed for at påvirke publikums opfattelse af din status i starten af præsentationen. Dels vil en høj status medføre, at publikum forventer, at du vil dele noget brugbart med dem, og dels vil publikum have nemmere ved at lade sig overbevise.

8. Tal tydeligt, så hører vi dig

For at sikre forståelse af budskabet blandt tilhørere bør du altid tale tydeligt, så vi alle kan høre dine budskaber. Meget mening kan gå tabt, hvis vi som tilhørere ikke får hele budskabet med pga. lav lyd, mumlen eller lignende, og det er samtidig ikke fordrende for helhedsoplevelsen at skulle anstrenge sig for at høre, hvad der bliver sagt. Det kan således nemt ende i misforståelser, når tilhørere har svært ved at høre, hvad du siger.

9. Brug stemmen varieret, så keder vi os ikke

Snakker du vedblivende i et monotont toneleje, gør du det svært for publikum at fastholde opmærksomheden på dig og din præsentation. Varierer du derimod din stemmeføring og bruger forskellige tonelejer til forskellige formål eller ændrer lydstyrke og rytme undervejs, vil du kunne puste liv i din fortælling og gøre den mere spændende for dine tilhørere. Det kan dog også blive for meget af det gode, så lad være med at overdrive med disse virkemidler, ellers kan du risikere at lyde kunstig.

10. Forbered dig grundigt, så mærker vi det

Hvad enten du møder op velforberedt eller ej, så kan det mærkes på dig, og det betaler sig derfor at forberede sig grundigt til enhver præsentation. Årsagen til, at det fremgår så tydeligt, skal ikke kun findes i indholdet af din præsentation; det handler i lige så høj grad om din selvsikkerhed, som bliver styrket betydeligt med god forberedelse. Forberedelsen centrerer sig dog ikke udelukkende om din præsentation; den handler også om, hvor godt du har forberedt dig ift. dine tilhørere. Har du overvejet hvem, dit publikum er og den mest hensigtsmæssige måde at servere materialet til denne specifikke gruppe mennesker?

Artiklen fortsættes herunder.

11. Brug billeder, så husker vi

Det kan være svært at huske en lang række forhold, hvis man ikke har noget at associere det med. Du kan derfor med fordel anvende billeder og billedsprog som eksempelvis idiomer og metaforer, da det giver et mentalt, visuelt indtryk at hæfte informationen op på, så publikum har nemmere ved at huske større mængder information. I samme ombæring vil du gøre dit sprog og dermed din præsentation mere varieret og levende, hvilket vil bidrage positivt til fastholdelsen af publikums interesse.

12. Differentier din approach, så rammer du os

Vi er som mennesker alle forskellige, og det varierer derfor også, hvordan vi bedst tager imod information, hvordan vi føler os bedst underholdt, og hvad der skal til for, at en præsentation virker spændende eller medrivende. Alt afhængig af hvem du står overfor, vil det, du siger, blive opfattet forskelligt, og derfor bør du, alt afhængig af publikum, benytte forskellige tilgange til forskellige typer af mennesker, når du afholder din præsentation. Dette er et vigtigt aspekt af præsentationsteknik og vedrører både, hvordan du i første omgang får fanget publikums interesse, hvilket indhold og informationer du vælger at inddrage, hvordan du vælger at nævne eller forklare indholdet, og endelig hvordan du leverer og formulerer budskabet for din præsentation. Det kræver som tidligere nævnt, at du har overvejet og taget stilling til dine tilhørere. Hvem er de, og hvordan serverer jeg informationen bedst til lige netop dem?

13. Vær til stede, så har du information til at handle

Hvis du sørger for at være årvågen under din egen præsentation, vil du give dig selv bedre mulighed for at opfange, hvad der sker omkring dig. Når du bliver bedre rustet til at opfange sagte såvel som usagte input fra publikum, bliver det samtidig muligt for dig at handle på dem – for eksempel ved at inddrage og aktivere publikum med henblik på at skabe større indlevelse, interesse og engagement blandt tilhørerne.

14. Anvend YOU-WE-I/DU-appel – så viser du forståelse for os som modtagere

Hvis du ønsker at vække dine tilhøreres interesse og få dem til at forstå dit budskab, må du centrere dit indhold omkring dem og deres verden. Du kan med andre ord benytte dig af TACKs You-We-I-model, som har fokus på at skabe modtagerrettet kommunikation, der sætter dig i en understøttende rolle ift. deres interesser og ønsker. Denne måde at kommunikere på kræver en god portion empati, og jo mere du ved om dine tilhørere og deres verden, jo større er muligheden for at opnå succes med denne tilgangsvinkel.

Her fik du 14 gode råd, der kan hjælpe dig til at kommunikere tydeligere, kraftigere, fængende og overbevisende, samt gøre dig i stand til at forstå dit publikum og tilpasse din kommunikation specifikt til dem. Ved at implementere disse principper i dine arbejdsmetoder vil du kunne give dit publikum en bedre og mere givende oplevelse, ligesom du vil modtage en bedre og mere konsistent respons.

God fornøjelse!

af Jens Dalgaard

Adm. direktør hos TACK