Koordinatorens 5 vigtigste kompetencer

Koordinatorens rolle er yderst kompleks, og det kræver mange forskellige egenskaber og færdigheder at kunne navigere i rollen, hvis du skal være en succes og samtidig føle dig tilpas.

Som koordinator skal du være en kamæleon, der evner at tilpasse sig de mange forskellige roller i jobbet. Du skal både have det strukturerede overblik, sikre fremdrift i opgaverne og du skal være sparringspartner og bindeled mellem både personer og opgaver. Og det kan være svært! De forskellige kompetencer, det kræver, er også afhængige af hinanden og nogle er nødvendige, for at andre kan komme til deres fulde ret.

I denne artikel får du mit bud på det vigtigste, du skal mestre. Det drejer sig både om ønskerne til den koordinator, som man ikke kan leve uden og tips til, hvad du i koordinatorrollen kan gøre for at sikre din egen succes.

Der stilles høje krav til koordinatorer, og det er ikke et job, der kan bestrides af hvem som helst. Men besidder du nedenstående egenskaber, vil du uden tvivl blive en succes:

1) Empati

Evnen til at kunne sætte sig ind i, hvad andre har brug for, er afgørende. Dine interessenter har typisk travlt og mange opgaver, der skal håndteres, og de har behov for, at du forstår deres hverdag og griber det, de kaster - ligegyldig hvor langt boldene lander fra hinanden. De forventer, at du gør deres hverdag nemmere, og at du forstår, hvad der skal til fra din side, for at opgaven lykkes, så de får plads til at arbejde videre.

Det kan være vanskeligt altid at have fokus på og forstå, hvad alle andre har brug for og mere eller mindre tilsidesætte dine egne behov, men rollen kræver nu engang, at du har uovertruffen empati.

Tip: 

Du skal sætte dig ind i, hvad der for dine kollegaers og ledelsens side skal til, for at de lykkes i deres job. Det skal være dit udgangspunkt for dialogen med den enkelte, og det er her, du skal støtte og få processer til at glide uden for mange bump på vejen.

Empati kan være svært at tilegne sig, hvis den ikke kommer naturligt, men du kan arbejde med din empati igennem mentalisering (evnen til at forstå andres adfærd, tanker og følelser). Følg 3 simple råd: Stop, sæt til side og spørg. Det handler i bund og grund om at stoppe op, når du skal lytte til en anden person, sætte dine forudindtagede holdninger til side, så du er klar til informationen og spørge ind til de ting, du er i tvivl om. Arbejdet med mentalisering kan man kalde for en form for aktiv empati. Empatien er noget vi har mere eller mindre af og mentaliseringen er noget, vi aktivt bruger. Altså, nysgerrigheden i forhold til at forstå andre. Du kan høre mere i podcasten om mentalisering her.

2) Forretningsforståelse

For at kunne drive opgaverne og håndtere dine interessenter, skal du have en bred forståelse for, hvordan forretningen fungerer, og hvad der overordnet set er det bedste for netop den. Det er ikke sikkert, at det betyder, du kan løse opgaven på den måde, der er lettest eller passer bedst til din egen arbejdsmetode, men i rollen som koordinator er det forventet, at du forstår alle aspekter af forretningen og derfor evaluerer arbejdsgange, så de konstant optimeres hen imod forretningens bedste. Mange koordinatorer har et uformelt lederansvar, og der er mange, der søger koordinatorens vejledning, så derfor skal du være et eksempel på den gode forretningsforståelse og hjælpe dine kollegaer til også at se de bedste måder at håndtere forskellige situationer og opgaveløsninger på.

Det kræver tid og grundig research at få det fulde billede af, hvordan det hele hænger sammen på din arbejdsplads, men du gør dig selv (og din arbejdsplads) en tjeneste ved konstant at forsøge at lære mere om forretningen. Det er noget af det, der gør, at du bliver opfattet som ekstra værdifuld.

Tip:

Sørg for at notere dig forretningskritiske områder og potentielle udfordringer, så du kan stille spørgsmål og på den måde få mere indsigt. Nogle af de vigtige områder er at forstå virksomhedens vision og mission. Her mener jeg ikke blot at kende dem, men virkelig sætte dig ind i, hvad de betyder, og hvordan de påvirker hverdagen for dine interessenter og dig. Du skal også undersøge din branche, markedet og hvad der betyder noget, for at det går godt eller skidt for jeres virksomhed. Hvor tjener I penge og hvad er de mindre lønsomme projekter? Sidst men ikke mindst skal du forstå din egen funktion til bunds. Mit forslag er løbende at afstemme med din leder, hvad der forventes, og hvilken værdi du skaber og hvornår, du skaber den.

Artiklen fortsættes herunder.

3) Prioritering og forståelse af opgaven 

Prioritering er rangordenen af dine opgaver, og skal du kunne lave den rette prioritering, er din forståelse af opgaverne essentiel. Du skal prioritere din indsats, så alt sker i den rækkefølge, der er mest optimal, og så alle deadlines nås. Hvad haster, og hvad er vigtigt?

Det hænger godt sammen med forrige punkt om forretningsforståelse. Hvis den ikke er på plads, er prioritering umulig. Når du selv har indsigten i forretningen og dermed forstår opgaverne til bunds, kan du beslutte, hvad du skal gøre hvornår. Der vil i denne rolle være mange, der har brug for dig, og der lander mange opgaver på dit bord, som sikkert alle lander der med beskeden om, at de både haster og er vigtige. Her er det din dømmekraft, der på et oplyst grundlag skal sortere i informationer og lave den rækkefølge, der giver bedst mening.

Tip:

Du kan i denne forbindelse med fordel lave dit eget arbejdsskema eller hente det her, så du har et godt overblik over opgaverne.

Tegn en lodret (y) akse, hvor du ovenfor skriver ”Vigtigt” og en vandret (x) akse, hvor du for enden skriver ”Haster” (vist herunder). Lav derefter et gitter, der deler akserne op i fire felter.

I øverste højre hjørne skriver du ”A”, i øverste venstre hjørne ”B”, i nederste højre hjørne skriver du ”C” og nederste venstre hjørne ”D”.

Når du har inddelt dine opgaver i felterne, kan arbejdsskemaet på den måde hjælpe dig med, hvilke opgaver, der har prioritet ”A” og dermed dem, du skal starte med.

4) Kommunikation og information

På grund af koordinatorens centrale rolle og involvering i mange processer i virksomheden, er din evne til at kommunikere særlig vigtig.

Du skal være åben og lydhør over for idéer og kunne modtage instrukser i forhold til en given opgave uden problemer. Din spørge- og lytteteknik skal være i top, og du skal forsøge at holde kommunikationen så konkret og enkel som muligt. Både for din egen og andres skyld.

Du skal f.eks. være i stand til at stille gode spørgsmål, hvis din kollega eller leder udelader informationer, som du ved, vil blive vigtige for dig senere i processen. På den måde får du den mest effektive proces og undgår tidsspilde og eventuelle misforståelser i opgaveløsningen.

Både ledelse og kollegaer ønsker en ukompliceret relation til koordinatoren, et positivt syn på nye opgaver og en let arbejdsgang.

Husk også altid at kommunikere vigtige informationer til relevante personer, så du sørger for at alle ved, hvad status på opgaven er og alle føler sig godt informeret. Du er limen, der binder det hele sammen og skal være årsagen til, at opgaver glider nemt.

Tip:

Du kan løbende arbejde på en liste med punkter over spørgsmål, du støder på i specifikke opgaver, for næste gang at kunne foregribe tingenes gang og være bedre forberedt, når du får en opgave af lignende karakter. På den måde arbejder du med din egen ”best practice - liste” i forhold til opgaver og får strømlinet dine arbejdsgange, så processer bliver nemmere for dig og din kollegaer.

Husk også at overveje følgende i forhold til at træne din spørge– og lytte teknik:

De åbne spørgsmål eller hv-spørgsmålene (hvem, hvad, hvor, hvilke, hvordan, hvornår etc.) skal du dyrke, da det er dem, der giver dig mest mulig information. De lukkede spørgsmål kan du bruge for at afklare, at du har forstået din kollega korrekt. Det kunne f.eks. være: ”Er det rigtigt forstået, at xxx?”

Når du lytter, så vær opmærksom på om du:

• Lader vedkommende tale ud?
• Er påvirket af fordomme?
• Har en positiv indstilling?
• Sætter dig i vedkommendes sted?
• Er opmærksom på, hvad der siges mellem linjerne?

5) Forståelse af adfærd

De mennesker, du arbejder sammen med, er alle vidt forskellige personligheder og har forskellig tilgang til opgaverne. Derfor vil det være en fordel, hvis du er ekstra observant på den enkelte og forstår, hvad der er deres forcer, og hvor de kommer til kort. Hvis du arbejder på at læse den enkelte på den måde, vil du få et kæmpe forspring i forhold til den næste opgave, du skal arbejde med vedkommende om. Det vil tage lidt tid og kræve en del af dine empatiske evner men er guld værd i længden.

Tip:

Et forslag kunne være at lave dit eget ”persongalleri”, så du hver gang, du har med en specifik person at gøre, noterer den form for samarbejde du ved, de foretrækker fx i forhold til kommunikation, og hvad der tidligere har virket godt, når du har håndteret opgaver for og med personen. Er det fx en, der udelukkende ønsker opdateringer på mail eller er mere til et telefonopkald? Er det en, der har brug for mange detaljer, eller vil vedkommende helst have overskrifterne serveret? Og ved du, at vedkommende altid vender tilbage til tiden, eller er det snarere typen, du skal følge lidt op på?

Du kan selv fylde på i forhold til hvilke områder, der ud fra din egen arbejdssituation, er vigtige for dig at have styr på, når du har med forskellige interessenter at gøre.

Du kan også læse mere om adfærdsprofiler eller få mere inspiration ved at høre vores podcast om adfærdsprofilen DiSC her.

Koordinatoren skal således være lidt af en multikunstner, der både skal jonglere med mange bolde selv og sikre den fælles fremdrift. Det er ikke altid en let opgave, men hvis du konstant har fokus på at blive lidt bedre end dagen før, vil du opleve en stor tilfredsstillelse og arbejdsglæde.

af Marie Kongsted

Salgs- og marketingdirektør hos TACK