5 gode råd til at blive en uundværlig sekretær

Sekretær-/assistentrollen er central for enhver velfungerende organisation. Formår du som sekretær/assistent at udfylde din rolle optimalt, vil du tilføre en enorm værdi til din virksomhed – både internt og eksternt, og herigennem få større motivation og arbejdsglæde i din hverdag. Ønsker du inspiration til, hvordan du udvikler dig til at blive en uundværlig sekretær, så får du her 5 gode råd: Vær proaktiv, Sig til og fra, Byg broer, Grib konflikten og Motivér.

1. Vær proaktiv

Som sekretær/assistent kan man til tider opleve, at der havner et væld af forskellige opgaver på ens bord, på trods af at det ikke nødvendigvis er dem alle, der hører til på dette sted. Oplever du, at bunken af opgaver vokser til uoverskuelige højder, er det derfor vigtigt, at du er i stand til at være proaktiv i forhold til at vurdere, hvordan du skal håndtere de forskellige opgaver, du bliver stillet over for. I den forbindelse er det nødvendigt at skabe overblik og klargøre, hvor dine ansvarsområder ligger og hvor du bidrager mest til organisationen og derefter tage en dialog med din chef, så I sammen får sat rammerne for, hvordan du udfylder din rolle bedst.

2. Sig til og fra

For at sikre, at du får de arbejdsbetingelser, som giver dig de bedste muligheder for at udfylde din rolle, er det vigtigt, at du lærer at sige til og fra – på den gode måde. Du må med andre ord forstå at bruge assertion i din daglige kommunikation, så dine budskaber når klart igennem og du opnår accept heraf – uden at det går ud over dine relationer.

Artiklen fortsættes herunder.

3. Byg broer

I din stilling som sekretær/assistent, har du sikkert en meget bred kontaktkreds. Dette kan du udnytte til at få et unikt indblik i de forskellige persontyper, som befinder sig i og omkring organisationen. Formår du at udnytte denne viden og lære, hvordan du tilpasser din kommunikation herefter, kan du få afgørende indflydelse på at bygge broer imellem dine interne og eksterne kontaktpersoner. Til dette formål er bl.a. DISC et effektivt redskab.

4. Grib konflikten

I enhver organisation vil der til tider opstå konflikter, og får de lov til at udvikle sig, kan de ofte tære på organisationen og få stor negativ indflydelse på både arbejdsklima og den daglige produktion og effektivitet. Formår du i din position at opfange signalerne til en kommende konflikt, kan du være med til at gribe konflikten og afmontere den, inden den når at få afgørende indflydelse, til stor værdi for alle involverede parter.

5. Motivér

I din daglige kommunikation kan det være, at du oplever, at det ikke er alle dine kollegaer og kunder, som er lige lette at arbejde sammen med. Motivation er en af de stærkeste drivkræfter, vi har – og forstår du at motivere dine kontaktpersoner, vil du opnå langt større succes med at opnå accept af dine budskaber. Lærer du at lokalisere de særlige motivationsfaktorer, hos andre såvel som hos dig selv, vil du hurtigt mærke hvordan alt skrider nemmere og mere effektivt frem. Her kan analyseredskabet Motivation Factor være en stor hjælp, hvis du ønsker hjælp til at indkredse motivationsfaktorer hos medarbejderne i din virksomhed.

Læs også artiklen "Den perfekte PA".

af Jens Dalgaard

Adm. direktør hos TACK