Alt hvad du bør vide om delegering af opgaver - en vigtig ledelsesopgave

En af de måder, hvorpå du som leder kan udnytte din tid mest effektivt, er ved at uddelegere de opgaver, som du ikke selv behøver eller bør udføre. Ved at give dine medarbejdere et større ansvar, muligheden for at træffe egne beslutninger og chancen for at udvikle deres evner, opnår du endvidere øget motivation, som er et af dine hovedformål med at være leder. Alligevel glemmer mange ledere at delegere – og det er der mange grunde til.

Hvad er årsagen til, at nogle ledere "glemmer" at delegere?

Delegering indebærer en risiko
Når du beder en medarbejder om at påtage sig en opgave, er der en risiko for, at opgaven enten ikke bliver løst korrekt, eller som du havde håbet på. Dette kan betyde, at opgaven skal laves om, og at der i sidste ende bliver brugt flere ressourcer på opgaven, end hvis du selv havde løst den.

Manglende lyst
”Beskæftigelseshobbyer” er opgaver, som vi selv kan lide at arbejde med, selvom de måske ikke er særlig vigtige. Selvom vi allerhelst selv vil løse disse opgaver, må vi være hårde mod os selv og rationere dem til kun 5 % af vores tid. De er nyttige, hvis de bliver holdt nede på dette niveau, fordi det overraskende nok er, når vi laver dette arbejde, at vi kommer til løsning af vigtige problemer. Men hvis disse "beskæftigelseshobbyer" bliver til mere end 5 %, misbruger vi tydeligvis vores tid.

Frygten for ikke at se travl ud
Vi ønsker alle at se "travle ud", men konstruktiv tænkning, i modsætning til dagdrømme, er ikke noget at skamme sig over. Du må tage den risiko, at en af dine medarbejdere vil "fange" dig i at sidde og kigge ud i luften, for når du sidder og tænker, ser du ikke travl ud, men dette kan også være en vigtig opgave.

Midlertidig arbejdspukkel
Når du begynder at delegere, vil du opdage, at din arbejdsbyrde bliver større, fordi du skal træne, lede og korrigere de medarbejdere, som du har overladt arbejdet til. Når du først har gjort det, vil du imidlertid snart høste udbyttet.

Frygten for at miste kontrol
Nogle ledere bryder sig ikke om at delegere opgaver, fordi de selv ønsker at træffe alle beslutninger. Derfor søger de jævnligt detaljerede rapporter og data fra deres medarbejdere. Denne fremgangsmåde gavner dog hverken projektet eller medarbejdernes udvikling. Sørg i stedet for jævnlige statusmøder, hvor I i fællesskab kan diskutere fremskridt, udfordringer og beslutninger.

Naturlige menneskelige svagheder
Udover ovenstående årsager kan der være nogle helt naturlige menneskelige årsager til, at nogle mennesker føler ubehag ved at skulle videregive egne opgaver til andre. Det kan for eksempel være:

  • Ulyst til at indrømme at en anden kunne vide mere end dig selv.
  • Frygt for at blive afsløret eller få undergravet din position.
  • Frygt for at gå glip af ros.
  • Frygt for at medarbejderne skal avancere for hurtigt.
  • En overdreven perfektionisme - en naturlig følelse af at han/hun ikke vil gøre arbejdet så godt som du selv.


Effektiv delegering kræver planlægning

For at kunne delegere effektivt kræver det, at du har gjort dig klart, hvad dine opgaver som leder egentlig er – du bør derfor:

1. Definere hovedmålene for dit arbejde.
Vid hvad du skal opnå, og hvad der er nødvendigt for at opnå det.

2. Se på hvordan du udnytter din tid.
Sammenlign det med dine mål og overvej, hvad du overhovedet ikke behøver at gøre, og hvad der kunne gøres af en anden.


Hvilke opgaver bør du delegere?

Opgaver, som en leder bør delegere, er:
    • Alt fra dit eget arbejde som medarbejderen kan gøre bedre end dig selv, måske fordi de har mere direkte kendskab til de detaljer, det omfatter.

    • Alt som det er mere rentabelt, en medarbejder gør

    • Alt som de kan gøre hurtigere eller på et bedre tidspunkt (perfekt behandling af et problem kan miste sin værdi, hvis den forsinkes, fordi andet trænger sig på).

    • Alt som kan medvirke værdifuldt til træning og udvikling af medarbejderne. Der er ofte lejligheder, hvor en leder udmærket kunne lade en betroet medarbejder være stand-in for sig og dermed give ham/hende erfaring – f.eks. ved møder, i komiteer etc.


    Kontroller, at du ikke delegerer opgaver som:
    • Overstiger medarbejdernes evner og erfaring.

    • Omfatter fortrolige sikkerhedsmæssige og firmapolitiske sager, som er forbeholdt dit lederniveau.

    • Involverer varetagelse af disciplin overfor medarbejdernes kolleger på eget niveau.


    Delegering – en proces!

    For en opgave, der er ligetil, eller som du ved, at medarbejderen er fuldt kompetent til at udføre, er delegeringsprocessen kun et spørgsmål om at blive enige om det resultat, der skal opnås og hvilke ressourcer, der behøves.

    Delegering er imidlertid ofte en proces, der gradvis udvikler medarbejderens evner. Flytning af ansvaret fra dig til dem er illustreret i nedenstående diagram. Delegeringsprocessen bliver til en træningsproces

    Fase 1: Det er dit job
    Fase 2: Du viser – han/hun iagttager, ser og kommenterer
    Fase 3: I gør det sammen - du træner ham/hende
    Fase 4: Han/hun gør – du ser, tjekker og stiller spørgsmål
    Fase 5: Når han/hun har vist, at de kan - det er deres job

    Hvad du skal huske, og hvad du skal undgå
    1. Fortæl medarbejderne, hvad de skal gøre. Vær præcis, grundig og klar.

    2. Fortæl dem, hvilke præcise resultater der forventes, at de opnår. Giv dem en nøjagtig beskrivelse af, hvad der vil blive anset som acceptabelt og tilfredsstillende.

    3. Fortæl dem, hvem de skal arbejde sammen med, og hvad de andre forventes at gøre.

    4. Fortæl dem, hvilken slags rapport om forløbet, der ønskes, hvornår og hvor ofte.

    5. Fortæl dem under hvilke forhold, de skal bede om assistance.

    6. Prøv at fordele dit delegeringsarbejde. Sørg for, at I er flere, der kan træffe beslutninger. På denne måde spreder du risici og overbelaster ikke enkelte personer.

    7. Gør personerne klar over, hvilken myndighed de har. Hvis du giver medarbejdere et ansvar, må du sikre, at de har kompetence til at udføre det. Så vær sikker på, at de folk, der skal hjælpe dem, er klar over, at det er deres job.

    8. Deleger gradvis. Det kan tage år at delegere alt det, du kan - så tag det roligt.

    9. Deleger ikke blot gøremål, men også tænkning og beslutningstagen. Du delegerer ikke, medmindre du overlader tilstrækkelig ret til at udøve skøn til den, som skal udføre jobbet. I de bedst ledede firmaer bliver alle beslutninger fra direktøren og nedefter taget på det lavest mulige plan.

    10. Deleger retten til at begå fejl.

    11. Enhver beslutningstagen er baseret på viden og erfaring, som fører til to eller tre alternative løsninger. Den endelige beslutning er et spørgsmål om skøn. Ofte er det et spørgsmål om at overveje hvert alternativ og vælge det bedste. Hvis personen, som du har delegeret en opgave til, har viden og erfaring nok, men ved valg af et alternativ træffer et andet valg end dig - lad så være med at gribe ind. Beslutningen kan vise sig at være forkert, men personen har ret til at træffe den. Hvis du griber ind, vil medarbejderen få den vane konstant at tjekke tilbage og stole alt for meget på dine råd.

    12. Stå ved deres beslutninger, og accepter ansvaret for dem. Det er et hårdt job. Det vil se ud som om, dine medarbejdere vil få rosen, hvis projektet går godt, og du vil blive bebrejdet, hvis det går galt. Enhver leder er ansvarlig for sine medarbejderes arbejde, og gode resultater fra dem betyder godt lederskab. Hvis dine medarbejdere begår fejl, støt dem og deres grunde til at gøre det, selvom beslutningen ikke kan ændres, og accepter dit ansvar. De vil redde ansigt, hvis du selv lader dem rette fejlen i stedet for, at du gør det.

    13. Motivér dine medarbejdere til selv at tænke på løsninger til deres problemer. Du kan gøre dette ved at vende deres spørgsmål tilbage til dem og spørge, hvilke ideer de har til løsningen af et givet problem.

    Vil du lære mere omkring effektiv delegering, kan du bl.a. se nærmere på følgende kurser og uddannelser:

    Motivational Leadership
    Projektledelse
    Uddannelsesforløber 'Den nye leder'

Bestil kursus

Bestilling af TACK’s åbne kurser og uddannelsesforløb


Kontakt

Os på +45 70 10 12 01


Tilmeld nyhedsbrev

Hold dig opdateret med nyheder og inspiration


Bestil materiale

Her kan du bestille inspirationsmateriale


© 2016 TACK International. All rights reserved