ARTIKEL: Effektiv tidsudnyttelse

Mange mennesker kender følelsen af at miste overblikket i dagligdagens ræs og mangler klare retningslinjer for, hvordan de strukturer deres tid. Derfor får du her 11 gode råd til, hvilke overvejelser du bør gøre dig i dine bestræbelser på at udnytte din tid så effektivt som muligt.
Der er dog én forudsætning for, at dine anstrengelser rent faktisk vil bære frugt; nemlig din motivation. Du er nødt til at have motivationen i orden for at kunne udnytte din tid rigtigt og undgå at falde tilbage i gamle, dårlige vaner.

De 11 gode råd til effektiv tidsudnyttelse


1. Pas på de store bunker på bordet
Du bør generelt sørge for, at ”bunkerne på dit skrivebord” ikke blive for store, og hvis det endelig forekommer, så bør du sørge for at få gjort noget ved de største bunker først. Jo mere antallet af ufærdige opgaver stiger, jo mere uoverskueligt vil det blive for dig at løse dem, og jo mindre tilbøjelige vil du være til at give dig i kast med dem. Du vil måske ligefrem opleve en følelse af afmagt, og det er af denne grund essentielt at undgå en ophobning af ufærdige arbejdsopgaver.

2. Brug telefon og mail med omtanke
Telefonen og mailen er kilde til mange afbrydelser i løbet af en dag. Det er afgørende for din effektivitet, at du får skåret ned på antallet af afbrydelser, og derfor er mailen og telefonen et godt sted at starte. Læg 2-3 specifikke tidspunkter i din kalender, som sættes af til at tjekke mailen – og din telefonen, hvis du sidder i en funktion, hvor du kan sætte den på lydløs en stund. Dette skaber rum til fordybelse i de mellemliggende perioder. Derudover, bør du have fokus på, at være kort og præcis i dine kommunikative budskaber til kolleger, ledere, samarbejdspartnere m.fl., så I undgår unødig meget kommunikation frem og tilbage.

3. Delegér uden at miste kontrol
Er du presset på tid, bør du uddelegere de opgaver, du kan, til andre. Glem dog ikke at følge op på opgaverne, så du kan holde dig underrettet om fremskridt og eventuelle opståede udfordringer. Det er vigtigt, at du ikke mister dit overblik og din kontrol over opgaverne, da du selv bærer det endelige ansvar for, at opgaverne bliver tilfredsstillende løst i tide.

4. Brug tid til din egen planlægning
For at styrke både dit overblik og din struktur i arbejdsdagen, bør du investere tid i planlægningen af din egen tid og arbejdsdag. Tidsforbruget, der går til denne planlægning, vil tjene sig ind i den anden ende, og det vil således med sikkerhed være investeringen værd, såfremt du formår at leve op til din egen planlægning.

5. Find ud af, hvornår du arbejder bedst
Vi er alle forskellige, og der er derfor også stor forskel på vores energikurver. Find ud af, hvornår du selv arbejder bedst, og brug dette i din planlægning. Læg de ’tunge’ og mere krævende opgaver i det tidsrum, hvor du ved, du har mest energi og læg tilsvarende de lette opgaver på de tidspunkter, hvor du ved, energien er lav – for mange mennesker vil det være sidst på dagen eller lige efter frokost.

6. Prioritér dine opgaver
Alt, hvad der er vigtigt, haster nødvendigvis ikke, og alt, hvad der haster, er ikke nødvendigvis vigtigt. Det er derfor afgørende, at du har din prioritering i orden, hvis du vil arbejde effektivt. Selvom det nogle gange kan føles som om, alt er vigtigt, så vil dine opgaver altid kunne prioriteres. Brug for eksempel matrix-metoden med en ABCD-prioritering til dette formål, hvor A er det der både er vigtigt og haster, mens B er vigtigt, men haster ikke. C haster, men er ikke vigtigt, og D hverken haster eller er vigtigt. Denne matrix og andre gode råd om prioritering, kan du læse mere om i artiklen Når alt er vigtigt. https://www.tack.dk/nyheder/naar-alt-er-vigtigt-7-gode-raad-omkring-prioritering/

7. Lav en daglig, ugentlig aktionsplan
Når du har overblikket over dine opgaver, deres prioritering og din daglige energikurve, kan du lave en helt konkret aktionsplan for dig selv. Jo mere konkret din plan er, jo bedre. Afslut fredagen med at planlægge den kommende uge og brug den sidste tid hver dag på at korrigere morgendagens program, så du både får en god start på din uge og din dag.

8. Skriv ned, så du frigør ressourcer
Der kan ske mange ting i løbet af en arbejdsdag, og du kan nå at blive givet store mængder information, inden dagen er omme. Sørg derfor for at notere de ting, du skal huske, så du undgår at skulle have disse ting i baghovedet. Din sikkerhed i, at tingene er nedfældet kan ubevidst frigive ressourcer og energi til andre ting.

9. Lad ikke andre ”stjæle” din tid
Mange mennesker oplever utallige afbrydelser i løbet af deres arbejdsdag, og hvis du vil have det meste ud af din egen tid, så er du nødt til at minimere indvirkningen af afbrydelserne på din dag. Det gør du dels ved at stoppe andre, når de vil snakke med dig om forhold, der ikke er relevant for løsningen af den opgave, du sidder med på det pågældende tidspunkt. Det er herudover vigtigt, at du ikke påtager dig nye, ikke-essentielle opgaver, hvis de vil komme til at tage dyrebar tid fra dine kerneopgaver.

10. Lær at sige fra
Det bringer os til det næste punkt; du må lære at sige fra over for kolleger, der selv søger at uddelegere opgaver, de ikke føler, de har tid til. Ofte kan en modvillighed til at sige fra skyldes, at man er konfliktsky, men hvad end årsagen er, så er det altafgørende, at du kan sige fra over for nye opgaver, når de ikke er forenelige med dit ansvarsområde eller din planlægning.

11. Få din stress under kontrol
Stress er en af de primære ting, der kan bringe dit overblik og din planlægning i fare. Det er derfor afgørende for din effektivitet og ikke mindst dit eget velvære, at du har redskaberne til at identificere stressfaktorer og håndtere disse, når de opstår. Dette skal sikre, at du ikke drukner i unødige bekymringer – eller endnu værre – det ender med at stressen sætter sig i dig.

Relaterede artikler:
Når alt er vigtigt - 7 gode råd omkring prioritering
Sådan undgår du udskydelser

Bestil kursus

Bestilling af TACK’s åbne kurser og uddannelsesforløb


Kontakt

Os på +45 70 10 12 01


Tilmeld nyhedsbrev

Hold dig opdateret med nyheder og inspiration


Bestil materiale

Her kan du bestille inspirationsmateriale


© 2016 TACK International. All rights reserved