Den perfekte PA

Af Jens Dalgaard, adm. direktør, TACK International

Sekretærfunktionens vigtige rolle i organisationen er blevet tydeliggjort og konkretiseret i nyere tid. Ikke alene er vi gået over til at kalde funktionen for personlig assistent, eller PA, væk er også opfattelsen af PA’en, der udelukkende tager telefoner og styrer kalendere. Den nye æra for PA’er kræver ikke ”bare” traditionelle blæksprutter; den kræver multidisciplinære individer, der mestrer et hav af forskellige roller afhængig af organisationens behov. Jens Dalgaard præsenterer her sit bud på de mange forskellige kasketter, det kan være nødvendigt for den personlige assistent at tage på i den moderne hverdag.

1. Skyggen

Den første definerede rolle er skyggen, som er udtryk for, at vedkommende ubemærket følger med i alt, overalt. Skyggen gør ikke noget særligt væsen af sig, men følger hele tiden med og holder sig af den vej opdateret omkring relevante forhold. Skyggen kan ligeledes altid træde til og assistere, hvis der skulle være behov for det, og den formår at gøre dette fra dens helt anonyme position, hvor man aldrig lægger mærke til den. Skyggen er altid opdateret på kalenderaktiviteter og er typisk den, som mærker stemningen og vurderer hvilken type support der er behov for i situationen.

2. Tjeneren

Den anden rolle minder i højere grad end nogen andre om den traditionelle forståelse af sekretærfunktionen: Tjeneren der har regningen med, når vi beder om den. Det kan lyde negativt, hvis tankerne bliver henledt på en person, der hopper og danser til gavn for andre, og nogle mennesker vil sikkert også opfatte det sådan, men i virkeligheden skal det forstås som om, at PA’en har et særligt ansvar for at bevare det kølige overblik med henblik på at kunne hjælpe til på nøjagtigt den rigtige måde, på det rigtige tidspunkt.

3. Gatekeeperen

Den tredje rolle er gatekeeperen, som bevogter en række kommunikationskanaler. Dette kræver, at man høfligt, nænsomt og effektivt screener henvendelser og afviser ”ubudne gæster”. Gatekeeperen skal dermed analysere både personen og motivet for henvendelsen for at sikre, at der er tilstrækkelig substans og relevans til, at henvendelsen kan sendes videre i systemet.

4. Timemanageren

Hernæst kommer timemanageren, der altid har det fulde overblik over hvad, hvornår og hvor det sker. Timemanageren planlægger altid ud fra realistiske parametre for at sikre, at alle aftaler kan overholdes, og de vil herudover som oftest varsle forestående, vigtige opgaver og udfordringer i god tid.

5. Diplomaten

Vi har også diplomaten, der holder sine omgivelser opdateret på, hvad man med sikkerhed ved, der sker eller vil ske, og i tillæg indsamler den nødvendige viden om det, man ikke ved. Dette kan bl.a. være en stor hjælp ifm. med forberedelsen af møder, hvor informationen kan sikre et godt beslutningsgrundlag og være med til at sikre, at mødet glider lettere. Derudover kan vidensgrundlaget være med til at afhjælpe misforståelser og dermed også sikre de gode relationer. Af denne grund har mødet væsentlig højere chance for succes, og de involverede vil være mere positivt stemte, hvilket endvidere vil smitte af på mødedeltagernes gensidige relationer.

6. Arbejdshesten

Den sjette rolle er arbejdshesten, der søger at aflaste sin chef hvor end, det er muligt. Det vil typisk udmønte sig i basisopgaver, der ikke alene vil frigive tid til vigtigere arbejdsopgaver, men herigennem også være med til at afhjælpe stress. Det kan samtidig sikre momentum i forhold til overordnede opgaver, så organisationen møder alle de fastsatte deadlines.

7. Bibliotekaren

Bibliotekaren er en anden yndet rolle, PA’en kan påtage sig. Bibliotekarerne husker alt: Hvad var det, vi gjorde sidste gang? Hvem brugte vi? Hvad var det, vi lærte af det? De ved således meget igennem deres hverv med at passe arkiverne, og det de ikke ved, finder de ud af.

8. Kunstneren

Den ottende og næstsidste rolle er kunstneren, der har overskuddet til at tænke nyt, kreativt og ud af boksen. De kan i denne sammenhæng ”forfine værket” med deres alternative perspektiver og idéer, og de kan samtidig udstille det, når det måtte give mening for dem selv og for andre.

9. Stedfortræderen

Den niende og sidste rolle, som PA’er kan påtage sig, er rollen som stedfortræder. Stedfortrædere holder altid skansen for alle, løser de forfaldne opgaver og prioriterer information. De skal således være i stand til at sortere og opdatere indkommende viden, når det måtte være nødvendigt – eksempelvis ved fravær eller lignende – og på denne vis bør de kunne supportere de fleste roller i organisationen; med visse fagspecifikke begrænsninger.

Som ovenstående understreger, handler det ikke kun om hvilke opgaver, du udfører, men i høj grad også hvilken måde du arbejder på, hvis du vil have succes i rollen som PA. Er du blevet inspireret og vil du gerne have moderne redskaber til at udvikle din rolle, kan du på kurset Sekretærens og Assistentens Værktøjer få alt det nødvendige til at opnå et bedre overblik i dagligdagen og en større effektivitet i dit arbejde. Hvis du allerede føler, at du har helt styr på disse, kan du i stedet kigge nærmere på Sekretærens og Assistentens Udvikling, hvor du får mulighed for at træne din kommunikation såvel som din indsigt i psykologi, så du bedre kan dels tackle vanskelige situationer og mennesker og dels forbedre relationen til samarbejdspartnere.

Se også videoen 5 gode råd til at blive en uundværlig PA/sekretær her.

Bestil kursus

Bestilling af TACK’s åbne kurser og uddannelsesforløb


Kontakt

Os på +45 70 10 12 01


Tilmeld nyhedsbrev

Hold dig opdateret med nyheder og inspiration


Bestil materiale

Her kan du bestille inspirationsmateriale


© 2016 TACK International. All rights reserved