Personlig effektivitet - Bedre resultater & øget arbejdsglæde | Jens Dalgaard

I denne episode taler vi om tid og personlig effektivitet på arbejdspladsen. Rigtig meget af vores arbejdstid går nemlig ofte med helt andre ting end vores vigtigste opgaver, f.eks. at snakke med kollegaerne ved kaffemaskinen, deltage i for lange og ustrukturerede møder og andre afbrydelser, der hurtigt kan blive regulære tidsrøvere. Der bør være plads til afbrydelser i løbet af en arbejdsdag for de fleste, men det vigtige er, hvordan vi håndterer afbrydelserne, og hvor meget, vi lader dem forstyrre os, før vi kommer tilbage på sporet.

Til at guide dig sikkert igennem en mere tidseffektiv arbejdsdag, har vi besøg af Administrerende direktør hos TACK, Jens Dalgaard, der i mange år har hjulpet tusindvis af virksomheder med at spare dyrebar tid og få mere effektive medarbejdere. Undervejs får du Jens’ helt konkrete og brugbare råd til, hvordan I hurtigt sparer 3-4 timer om ugen med ganske få tiltag. Hør også om vigtigheden af en god mødekultur og om, hvorfor mødeagendaen, ifølge Jens, er lige så vigtig som roret på et skib!

Tid – den vigtigste ressource

I Danmark har vi generelt et stort ansvar for vores eget arbejdsliv, og vi kan i mange jobs selv være med til at disponere arbejdstiden. Alligevel bliver mange of os overraskede, når vi rent faktisk får analyseret, hvor meget af vores tilgængelige tid på arbejdet, der går med andre ting. En undersøgelse fra Gallup foretaget i 2018 viser, at 39% af danskerne oplever at spilde tid i løbet af en almindelig arbejdsdag, hvor 18% angiver, at de spilder mere end 31 min. pr. dag. Hele 43% ser afbrydelser fra kollegaer som værende den største tidsrøver, og derudover står larm, møder og sociale medier for 14-18% af alle afbrydelserne.

For Jens og hans medarbejdere i TACK er det vigtigt at undgå for megen spildtid, og der er mange minutter at hente i tidsbesparelser rundt omkring, hvis man ser sig for. Han betragter tid som en ressource, og at være tidseffektiv giver overskud til andre vigtige ting, som f.eks. at have bedre tid til hinanden og være sociale på arbejdspladsen. Og at miste tid er i den sammenhæng ikke godt, for så mister vi tid fra hinanden.

Den personlige effektivitet 

Men hvordan finder man så ud af, om man selv er effektiv som medarbejder? Noget af det første, man bør kigge på, er ifølge Jens, hvor meget indflydelse man selv har på at strukturere og påvirke sin arbejdstid. Dernæst, hvordan man går til opgaverne – hvad er vigtigst og hvordan prioriterer man. Et simpelt greb kan være at indføre en tidslog, for at se, hvad tiden rent faktisk går med. Her bliver mange overraskede over, hvor lidt tid, de bruger på deres vigtigste arbejdsopgaver. Bare det at være opmærksom på egen og andres tid og at se arbejdstid som en ressource, vi skal passe på, kan hente megen ekstra tid. Og så skal man samtidig huske at glæde sig over de opgaver, man når igennem hver dag, understreger Jens.

Lederens ansvar

Som leder har du også et ansvar for at sikre, at de optimale rammer er på plads, for at medarbejderne kan arbejde mest muligt effektivt. Et af områderne, der kommer under behandling i episoden, er uddelegering af opgaverne. Som leder er det her vigtigt, at man, inden man stiller en arbejdsopgave til en medarbejder, har sat sig grundigt ind i tingene. Derudover skal man sætte en skarp deadline og have en aftale for, hvordan medarbejderen løbende vender tilbage på opgaven.

Når det kommer til forstyrrende larm og afbrydelser i åbne kontorlandskaber, har Jens også et par gode råd. Selve indretningen af vores arbejdsrum har stor betydning i forhold til forstyrrelser, og her gælder det om at have nogle gode aftaler for, hvordan vi bruger vores fælles rum. Giv hinanden lov til at koncentrere sig om det, de skal, og gå som leder selv forrest som det gode forbillede – også på det at være effektiv.

I episoden kan du høre meget mere om personlig effektivitet og hvorfor planlægning er godt, men skemalægning bedre. Du får også brugbare indspark til, hvordan I får indarbejdet en sund og tidsbesparende mødekultur ude i jeres virksomhed.