Skab stærke relationer på dit virtuelle møde | Rie Helmer

I denne episode af TACK TALKS møder du Rie Helmer, som er uddannet journalist og i dag arbejder som selvstændig kommunikationsrådgiver. Rie Helmer vil give dig værdifuld indsigt i, hvordan du kan skabe nærvær og stærke relationer på dine virtuelle møder. Hun vil også give dig sine argumenter for, hvorfor hun mener, at vores mødekultur generelt trænger til en opdatering og derved stå langt skarpere.

Til sidst i episoden får du konkrete værktøjer til, hvordan du kan holde dine mødedeltagere engageret i dit møde.

Det virtuelle gennembrud 

Tallene taler helt for sig selv – de virtuelle møder har fået en betragtelig fremgang. Undersøgelser fra USA viser, at Zoom-platformen alene havde et gennemsnit på 200 mio. daglige mødedeltagere i starten af 2020. Dette mod kun et gennemsnit på 10 mio. daglige mødedeltagere i december 2019. Derudover viser en række studier, at op mod 50% af den samlede globale arbejdsstyrke forventer at arbejde mere remote i det næste årti.

Alt bliver forstærket i det virtuelle rum

Derfor skal du være særligt opmærksom på, hvordan du opfattes. Hvis du er super kedelig i det virkelige liv, bliver du super, super kedelig i det virtuelle rum. Og hvis du som mødeleder ikke har styr på tiden, så bliver det endnu tydeligere og mere udtalt på det virtuelle møde, at det hele sejler. Hvis du til gengæld er en stærk mødeleder, som har styr på detaljerne, så vil det også betyde en bemærkelsesværdig forskel for mødeoplevelsen. Men når det er sagt, så kan vi i store træk det samme i det virtuelle møde, som vi kan på det fysiske møde.

Gode råd til dine virtuelle møder 

Vi kender alle de trættende og lange møder, der næppe er nogen, som elsker højt. Ved at følge konkrete råd og være skarpe i vores budskaber, så kan vi blive langt mere effektive og også få langt større udbytte af vores møder. Der skal i al sin enkelthed grundigt overvejes, hvem det er relevant at have med til mødet og, hvad formålet med mødet er. I dagens mødeverden arbejder vi ofte ud fra tesen, ”vi gør som vi plejer” – selvom vi kunne gøre det langt bedre.

I episoden giver Rie Helmer dig også helt konkrete gode råd til, hvordan du kan brænde igennem med dit budskab på det virtuelle møde. Hun giver dig indblik i, hvorfor virtuelle møder ofte er mere effektive, hvis de vel at mærke ledes korrekt.

Start med slutningen

Når du skal i gang med at planlægge dit møde, så skal du først og fremmest gøre dig en grundig overvejelse om, hvorvidt det overhovedet skal afholdes som et møde. Kan det stå i en orienterende mail til de relevante personer i stedet for? Derefter skal du gøre dig tanker om, hvad du vil have ud af mødet. Sagt med andre ord: Du skal starte med slutningen. Hvad kunne du godt tænke dig at opnå på mødet? Hvad skal beslutningerne og/eller produktet være efterfølgende? Hvad skal deltagerne tænke efterfølgende – og skal det føre til en konkret handling? Når du kender dit udbytte, så kan du planlægge vejen derhen.

Hold styr på teknikken

 I denne episode giver Rie Helmer dig også brugbare tips og tricks til, hvilket teknisk udstyr du skal bruge – og hvordan du kan bruge de ting, som du allerede har – uden at du skal ud at investere i det helt store filmstudie for at kunne deltage i det virtuelt møde.

Uanset om du er mødedeltager eller, om du er mødeleder, så har du et ansvar. Derfor bidrager det positivt til den samlede mødeoplevelse, at du tager det seriøst. Det viser du ved at tage pænt tøj på, være engageret og koncentrere dig om det, som bliver fremlagt.

Du kan ikke kommunikere for meget 

Det virtuelle møde handler i høj grad om involvering og engagement. Derfor giver Rie Helmer afslutningsvis i episoden sit bud på, hvordan du kan forventningsafstemme med dine mødedeltagere. Derudover fortæller hun også, hvordan du afslutter det virtuelle møde på den bedste måde og hvilke opgaver, der følger med det virtuelle møde. 

Du skal tage dine mødedeltagere i hånden og orientere dem løbende om, hvad næste skridt er. På den måde er alle med på, hvad der sker – og ikke mindst – hvad der forventes af dem. Så kan I sammen opnå de resultater, som I har sat jer for.