Spilder du din tid?

Find ud af det her – 5 tips til at få mere ud af hver time

“How did it get so late so soon?”
- Dr. Seuss

I Danmark har vi ry for at være effektive i forhold til resten af verden, men ifølge undersøgelser fra Microsoft ligger spildtiden hos hver medarbejder i gennemsnit på over 12 timer - hver eneste uge! Det er bl.a. ineffektive møder, afbrydelser og bøvl med teknologien, der dræber effektiviteten. For enhver virksomhed er medarbejdernes effektivitetsniveau derfor selvsagt et område, hvor der bør være et kontinuerligt og skarpt fokus, så vi holder kadencen og vi ikke får indarbejdet ineffektive vaner, der kan være svære at bryde.

Der er mange aspekter at overveje, når man skal skabe en effektiv arbejdsdag og en kultur, der understøtter det.

Her får du 5 tips til at sikre, at din og dine kollegaers arbejdsdag, bliver så effektiv som muligt.

Artiklen fortsættes herunder.

1) Start dagen før

En effektiv arbejdsdag starter dagen før. Sørg for at du hver dag, som det sidste inden du går hjem, planlægger, hvad der skal ske dagen efter. Hvis du starter morgenen med din planlægning, kan det lynhurtigt tage for lang tid, men hvis du ved, hvad du skal, det øjeblik du møder, er chancerne for en optimal udnyttelse af tiden større. Tid kan være en stressfaktor for mange, men hvis du føler, at du får udrettet noget, vil din mentale ro blive større og den er alfa omega for, at du kan være effektiv. Nogle kan bedst lide, og har behov for, at planlægge endnu længere frem, som fx en uge eller måned, men sørg alligevel for at tage status hver dag, så du kan korrigere din plan.

Afhængigt af hvordan din arbejdsdag og dine opgaver ser ud, kan du enten skabe nogle overordnede retningslinjer for, hvad målet med dagen er eller, som nogle medarbejdere har stor succes med, planlægge den på klokkeslæt. Jo mere detaljeret jo bedre. Husk altid at estimere varighed og deadlines, så du kan få timer og opgaver til at matche. Du skal også give dig selv et par buffere, så din plan bliver ambitiøs, men dog realistisk. Den føromtalte mentale ro, ryger nemlig hurtigt, hvis man allerede fra første færd er kommet bagud i forhold til sin planlægning.

2) Det kan ikke siges nok: Prioritering, prioritering, prioritering

Dette skal jo ikke være en klagesang, men som tiden udvikler sig, er der mange medarbejdere rundt omkring i det ganske land, der har opgaver, der er mere tidskrævende, end deres arbejdstimer tillader. Det er selvfølgelig uhensigtsmæssigt og ikke der vi bør være, men realistisk set, vil vi alle have perioder, hvor det er et vilkår. For at sikre, at det ikke tipper over og bliver et usundt pres, er prioritering af dine opgaver vigtig. Ingen raketvidensskab her – det er meget simpelt: Lav en liste over dine opgaver og brug den såkaldte ABCD-prioriteringsmodel.

A-opgaver er den der er vigtige og haster og derfor selvsagt dem, der skal være din 1. prioritet. B er vigtigt, men haster ikke. C haster, men er ikke vigtigt, og D hverken haster eller er vigtigt. I forhold til sidstnævnte er det en god idé at se på, om de opgaver egentlig skaber værdi for virksomheden eller om de skal arkiveres lodret. Ind imellem kan opgaver jo gå i arv eller bare blive en rutine, så det er nødvendigt ind imellem at få dem revurderet.

Artiklen fortsættes herunder.

3) Lav aftaler med dine kollegaer

Sidder du på et kontor med mange kollegaer omkring dig, kan det være en fordel at lave en aftale om, at der er nogle timer på dagen, der er hellige og hvor I ikke forstyrrer hinanden. Der vil selvfølgelig altid være undtagelser, der bekræfter reglen, men sørg for selv at overholde det så vidt muligt, så er chancen større for at dine kollegaer gør det samme. En anden aftale kunne være at gøre det til en vane at lave en liste, hvor du skriver emner ned, du skal drøfte med de forskellige kollegaer, så du samler til bunke og dermed undgår at forstyrre dine kollegaer mere end højst nødvendigt i løbet af en dag. Afbrydelser (Link til artikel om afbrydelser og effektivitetskurven – har vi ikke lavet sådan en?) er en af de største syndere i forhold til dalende effektivitet i løbet af dagen.

4) Hold møder, når der er noget at holde møde om

Det virker jo logisk, men mange virksomheder bruger for meget tid på møder uden substans. Undersøgelser viser, at ca. 40% af medarbejdernes tid - eller 2 arbejdsdage om ugen, i gennemsnit går med møder! Mon ikke der kunne skæres ned på det? Ifølge Harvard Business Review er 65% af alle ledere frustrerede over den tid de bruger på møder, da de føler, at det hindrer dem i at nå deres andre opgaver - hvilket jo, med de tal, ikke er så svært at forstå. Endnu flere synes, at de møder de deltager i er ineffektive og i bund og grund tidsspilde. Derfor overskriften på tip nr. 4.

Mange praktiserer at have et ugentligt afdelingsmøde, hvilket jeg i princippet ikke er i mod, så længe det har en værdi for deltagerne. Men med mange deltagere i et møde, går der jo lynhurtigt en eller flere arbejdsdage sammenlagt, så tænk over, hvad I indkalder til og sørg for en skarp tid og agenda. Eller… hvis der ikke er noget at sige, så aflys og vent til det rette tidspunkt. God planlægning og information er også et must. Er der fx nogen der skal forberede noget, så sørg for, at de ved det i god tid, så dem der skal præsentere noget for de andre, rent faktisk har lavet deres forberedelse og I undgår, at de andre spilder tiden. Sørg også for, at en har ansvaret for at teste den teknologi, I skal bruge ved mødet, så bøvl med diverse teknologiske platforme ikke slider på virksomhedens bundlinje.

Artiklen fortsættes herunder.

5) Dyrk den gode kommunikation og nedbryd siloerne, så effektivitet og arbejdsmiljø styrkes

Ifølge en undersøgelse gennemført af Syddansk Universitet for nylig spiller god kommunikation afdelingerne imellem - ikke overraskende - en stor rolle ift. effektiviteten og konkurrencekraften. Det har også den ekstra fordel, at det styrker trivslen og arbejdsglæden hos medarbejderne. Derfor er det vigtigt, at det både er medarbejderne selv, der har fokus på området, men også ledelsen, så cirklen er sluttet og alle har opmærksomheden rettet herimod. Af naturlige årsager kan dårlig kommunikation ende i misforståelser og konflikter, der bliver til tidsrøvere. Men de kan undgås eller minimeres, hvis de forskellige afdelinger og medarbejdertyper lærer at forstå hinandens opgaver, ansvarsområder og personligheder.

Det er jo meget nemt, at opfordre til at dyrke den gode kommunikation afdelingerne i mellem, men hvordan er det lige, at man gør det? Et af de værktøjer som jeg ser virke bedst, og som medarbejderne hurtigst tager til sig (i effektivitetens navn), er DISC. DISC - personprofilen er let at gå til og nem at lære at bruge, og ved udfyldelse får medarbejderen et godt billede af den måde han eller hun påvirker sine omgivelser. Med intensiv træning I at forstå de forskellige typer af personligheder, bliver det nemmere at navigere i hvorfor ens kollegaer agerer, som de gør og hvad man selv skal være opmærksom på i forhold til dem. Hvis vi forstår hinandens motiver, kan vi undgå at bruge tid - og energi for den sags skyld - på noget som i bund og grund ikke burde have set dagens lys.

Tør du tjekke din egen effektivitet? Vi har alle en forestilling om, hvad vi bruger vores arbejdsdag på, men de fleste bliver overraskede, når de rent faktisk får det nedfældet sort på hvidt.

Download din tidslog her og få et billede af, hvad du reelt set bruger din tid på. Udfyld den fx en uge i træk og gør status ugen efter. På den måde kan du få et billede af, hvor meget spildtid du har og hvilke opgaver, der tager mest af din tid og om det giver mening i forhold til dine mål og din opgave i virksomheden. Tidsloggen er et godt værktøj at bruge løbende, så du er opmærksom på, at bruge din tid rigtigt og du løbende har overblikket over, hvordan det går.

God arbejdslyst!

af Jens Dalgaard

Adm. direktør hos TACK