”Starter du i dag?? ” En guide til den gode onboarding

Flere undersøgelser fra bl.a. Dansk HR peger på at et dårligt introforløb, ofte er årsag til at medarbejderne forlader virksomheden igen efter kort tids ansættelse. En god introduktion til jobbet, og ikke mindst kollegerne, er derfor fundamentet for et godt ansættelsesforhold og det er jo ingen hemmelighed, at der er store udgifter forbundet med et højt medarbejder-turnover.

Derfor er det en god investering, for ikke at tale om almindelig anstændighed, at sørge for at planen for den nye medarbejder er timet og tilrettelagt. Når du skal byde en ny medarbejder velkommen i virksomheden, er det vigtigt at medarbejderen hurtigt føler, at han eller hun bidrager positivt, da de fleste i dag og især den yngre generation, er drevet af at have et meningsfyldt arbejde, hvor de føler at de bidrager. Naturligvis også for at virksomheden hurtigt får udbytte af den nye medarbejders kompetencer.

Det er egentlig meget simpelt, men alligevel et sted, hvor mange virksomheder fejler.

I det følgende får du en praktisk guide til, hvilke overvejelser du bør gøre dig, for at skabe den bedst mulige start.

Før medarbejderen starter:

•  Introplanen

Gør dig følgende klart: Hvad skal der til, for at den nye medarbejder bliver selvkørende? Er det essentielt, at medarbejderen kan varetage bestemte processer på et bestemt tidspunkt? Og hvad skal den medarbejder dermed kunne hvornår?

Når du har svarene på det, kan du have disse deadlines for øje og arbejde dig bagud mod den dag, hvor medarbejderen starter, og dermed lave en plan, der sikrer, at medarbejderen i tide bliver udstyret med de nødvendige kompetencer til at løfte hans eller hendes ansvar.

• Værktøjer og hjælpemidler

Det er essentielt, at du kender medarbejderens kompetencer ift. deres kommende ansvarsområder og inden for de forskellige IT-systemer, I bruger i virksomheden. På den måde kan du afsætte den rigtige mængde tid til gennemgangen af dem, da der er stor forskel på, om medarbejderen blot har brug for en genopfriskning eller en mere grundlæggende oplæring.

• Hvem har ansvaret for hvad?

Det er i alles interesse, at den nye medarbejder får en varm velkomst og så godt et førstehåndsindtryk af arbejdspladsen og kollegerne som muligt. Det er derfor vigtigt, at den eller de medarbejdere, der skal stå for introforløbet, er godt klædt på til opgaven. Da den nye medarbejder kan have en tendens til at knytte sig tættere til denne eller disse personer, og dermed naturligt vil henvende sig hyppigere til dem med spørgsmål, er det vigtigt, at der inden skabes plads og tid til opgaven, så de pågældende ikke kommer til at føle sig ekstraordinært pressede eller bliver irriterede på den nye.

• Find den rette timing

Er visse tidspunkter bedre end andre at afholde introduktionen på? Måske er din organisation præget af sæsonarbejde eller har på anden vis store udsving i arbejdsbyrden? Det kan også være, at I skal have søsat et stort projekt, før nogen kan afsætte tid til at tage sig af introduktionen. Hvis der dermed er særligt travle perioder, hvor du gerne vil have fuld bemanding og et minimum af distraktioner, bør du inden overveje, om det vil være hensigtsmæssigt at starte ansættelsesperioden en måned senere eller i hvert fald på bedst mulig vis planlægge rundt om det, så det bliver så smooth for alle de involverede.

Artiklen fortsættes herunder.

Den første tid

•  Få den nye medarbejder til at føle sig godt tilpas

Arranger evt. en fælles morgenmad på medarbejderen første dag, hvor der er plads til at tale om mindre højtidelige emner. Det er naturligt, at den nye medarbejder er en smule nervøs og et uformelt fællesarrangement, kan være en god måde at få den nye medarbejder til at føle sig mere tilpas på. Man kan evt. lave en kort præsentationsrunde, hvor kollegaerne kan fortælle lidt om dem selv, så den nye får et indblik i, hvem han eller hun skal arbejde sammen med.

• Beskriv jobbet

Selvom den nye medarbejder selvfølgelig er klar over, hvilket job han eller hun har søgt og er blevet introduceret til jobbet i samtalerne, er det en god idé at repetere det og gennemgå arbejdsopgaver, ansvarsområder samt nuværende og fremtidige projekter eller initiativer, der er relevante for den nye medarbejders stilling. Vær her opmærksom på medarbejderens eksisterende viden eller mangel på samme, så du dermed kan ”fylde hullerne” og besvare og forklare alle de forhold, der er nødvendige at bruge tid på. Hvad der er ”need to know” og ”nice to know”?

Skab et helhedsbillede for den nye medarbejder og forklar, hvad de enkelte afdelinger arbejder med og hvilke nøgleområder der er fokus på både ift. stillingen og virksomheden.

• Forventningsafstem

Afstemning af forventningerne (begge veje) skal selvfølgelig være gjort inden kontrakten underskrives, men det er vigtigt, at du som leder for den nye medarbejder meget tidligt i forløbet igen skitserer de forventninger, du har til medarbejderen, og sætter klare mål for ham eller hende og fortæller, hvad der skal til, for at vedkommende er en succes i sit job. Du skal også gennemgå medarbejdernes forventninger igen, så I begge har det friskt i erindringen og har det rigtige udgangspunkt for jeres samarbejde.

• Giv løbende feedback

Når den nye medarbejder er blevet introduceret til arbejdsopgaverne, skal du løbende give feedback på indsatsen og eventuelle fejl. Det skal sikre, at medarbejderen får den rigtige forståelse af opgaverne fra starten og ikke får indarbejdet uhensigtsmæssige vaner. Læs mere om hvordan du giver konstruktiv feedback her.

Hvis medarbejderen laver fejl, kan du med fordel lade vedkommende udføre den pågældende arbejdsopgave igen, imens medarbejderen selv forklarer processen. Det giver medarbejderen mulighed for refleksion og giver dig mulighed for at identificere årsagen, så du kan guide ham eller hende på bedste vis. Skyldes det den glemsomhed, mangel på viden, kompetencer, koncentration eller noget helt andet? Husk at opfordre medarbejderen til at tage noter, så vedkommende bedre kan huske informationerne.

• Følg op på tilfredshed og resultater

Særligt i den første tid er det vigtigt at følge op på den nye medarbejders trivsel; hvordan synes medarbejderen selv, at det går, og hvordan stemmer det overens med dine forventninger. Sæt tid af til at evaluere løbende, så I holder jer på sporet i forhold til det planlagte forløb.

• Oprethold motivationen

Du udfylder en vigtig funktion ved at støtte medarbejderen og det giver dig mulighed for at følge medarbejderens udvikling. Får de ikke den hjælp og støtte, de har behov for i starten, kan medarbejderen komme til at føle sig overladt til sig selv og dermed blive usikker på opgaverne, hvilket naturligt nok kan resultere i en nedadgående motivationskurve. Læs mere om motivation her.

Det burde ikke være nødvendigt at kravle på ryggen af nogen af dine medarbejdere. Selvom medarbejderen er ny i arbejdet, er der en grund til, at I har valgt denne person til jobbet, og han eller hun har behov for at føle en vis autonomi og ansvar i forhold til jobbet og arbejdsopgaverne. Så sørg for, at vedkommende ikke føler sig overvåget, men ved hvor hjælpen er at finde.

God arbejdslyst!

Lyt også til podcast-episoden "Den gode onboarding".

af Marie Kongsted

Salgs- og marketingdirektør hos TACK