Stil spørgsmål til dit spørgsmål

Gør din kommunikation stærk og mere effektiv

Uigennemtænkte spørgsmål er en af de største tidsrøvere i vores hverdag, da det ofte tager længere tid at besvare et spørgsmål end at stille det. I en professionel kontekst gør du derfor klogt i at overveje, om du håndterer dine egne spørgsmål på den mest hensigtsmæssige måde, eller om du kan gøre mere for at effektivisere din egen og andres tid.

Er du eksempelvis opmærksom på, hvorvidt du sætter gang i unødvendige tanker, processer og tidsforbrug, når du stiller et spørgsmål til eksempelvis en kollega, leder eller medarbejder? Det betaler sig at investere tilstrækkelig tid til at reflektere over sine egne spørgsmål, inden de stilles, da det kan spare meget tid, og du får derfor her 7 spørgsmål, som du kan stille til dit eget spørgsmål for at gøre din kommunikation stærkere og mere effektiv.

1. HVAD ER DET, JEG VIL MED MIT SPØRGSMÅL?

Helt overordnet er du nødt til at se på selve formålet med at stille dit spørgsmål. Reflektér over, og anerkend, hvad det er, du vil med dit spørgsmål. Søger du eksempelvis at fjerne usikkerhed eller flytte ansvar til den, du spørger? Eller søger du i virkeligheden bare social kontakt, og er der i så fald en mere hensigtsmæssig måde at gøre det på?

Artiklen fortsættes herunder.

2. HAR JEG, ELLER KAN JEG SELV FINDE SVARET?

Det burde næsten ikke være at nødvendigt at påpege, men det kan ikke betale sig at stille spørgsmålet, hvis du selv er i stand til at svare eller finde svaret på det. Hver gang du stiller et spørgsmål, ligger der en naturlig, indgroet forventning om, at andre skal investere deres tid i at besvare dit spørgsmål, og hvis du selv kan komme frem til svaret, får du bare andre til at spilde deres tid, så du selv kan blive fri for at gøre en indsats. Brug derfor altid den tid, der skal til, på at undersøge, om du selv kan finde svaret, inden du springer over, hvor gærdet er lavest og bruger andres tid på det, du søger.

3. ER MIT SPØRGSMÅL TIL AT FORSTÅ?

Du er sandsynligvis helt inde i det emne eller den situation, som dit spørgsmål vedrører, men det er personerne, du spørger, muligvis ikke. Spørg derfor altid dig selv, om dit spørgsmål er til at forstå for den person, du spørger. Inden du stiller dig spørgsmål bør du afklare, hvad det specifikt er, du gerne vil vide; hvad den, du spørger, skal bruge eller gøre for at finde svaret; og hvornår du senest skal bruge svaret. Husk på, at den tid, du bruger på din egen forberedelse, kan spare tid for den eller de personer, du tilspørger.

4. STILLER JEG SPØRGSMÅLET TIL DEN RIGTIGE?

Nogle gange kan man blive tilbøjelig til at stille sit spørgsmål til den første og bedste, fordi man gerne vil have et svar hurtigst muligt. Det er dog vigtigt, at du først overvejer, hvorvidt det er den rigtige person, du stiller spørgsmålet til. Har personen mon svaret, som du er på udkig efter, og har personen i det hele taget tid til at svare dig? Er svaret på én af de to ting nej, vil der antageligt være en anden, som det er mere hensigtsmæssigt, du i stedet stiller spørgsmålet til. Nogle personer ender som flaskehalse, enten fordi de besidder en stor viden, eller fordi de er ”for hjælpsomme” – vær særligt opmærksom på, at du ikke gør det til en vane at gå til disse personer med dine spørgsmål.

Artiklen fortsættes herunder.

5. FORSTÅR JEG KONSEKVENSEN AF MIT SPØRGSMÅL?

Noget andet du kan gøre for at effektivisere din kommunikation, er at overveje hvilke konsekvenser, det kan have at stille spørgsmålet til en konkret person. Du kan sætte gang i mange tanker og spørgsmål hos den, du spørger, og måske afbryder du vedkommende midt i en opgave, som det kan være svært at finde tilbage til. Overvej derfor grundigt, hvad du risikerer at sætte i gang ved at stille spørgsmålet; hvad vil det eksempelvis kræve for personen at besvare spørgsmålet, og hvad betyder spørgsmålet for relationen, du har til den, du spørger? For mange ”forkerte” spørgsmål kan erodere dine relationer, så sørg for at være opmærksom på og indforstået med konsekvenserne af dine spørgsmål.

6. HAR JEG STILLET SPØRGSMÅLET TIL ANDRE?

Nogle gange vil du ganske givet gerne have et hurtigt svar på dit spørgsmål, og hvis du ikke får det på henvendelsen til den første person, bliver du måske utålmodig og prøver lykken med et nyt offer. Det resulterer i, at du aktiverer flere mennesker på samme tid og får dem alle til at bruge deres dyrebare tid på at løse dine problemstillinger. For at undgå sådan en situation bør du derfor følge op på den, du først stillede spørgsmålet til, inden du begynder at søge råd og vejledning hos andre.

7. ER DER MERE JEG HAR BRUG FOR SVAR PÅ?

Vi kender det alle sammen, når et spørgsmål fører til flere. Det er der for så vidt heller ikke noget galt med, så længe du sørger for at stille alle spørgsmålene på én gang. Det bliver problematisk, hvis du bliver ved med at vende tilbage til den eller de samme personer og gentagne gange stiller spørgsmål, som du potentielt kunne have fået besvaret ved en tidligere henvendelse. Tænk derfor over, hver gang du skal til at stille et spørgsmål, om der er mere, du har brug for at vide, og bundt dine spørgsmål sammen, så du kan nøjes med at forstyrre den udvalgte person en enkelt gang og spilde mindre af vedkommendes tid.

Det var de syv spørgsmål, du bør stille til dit eget spørgsmål for at sikre effektiviteten af din kommunikation. Hver gang du stiller spørgsmål, søger du hjælp fra andre, og du har derfor et ansvar for at gøre det så let som muligt at besvare dine spørgsmål. Det gør du bl.a. ved at have omtanke for og tage hensyn til dem, du spørger, og du vil herigennem ikke bare kunne udnytte andres tid bedre, men i særdeleshed også din egen.

Læs også artiklen "7 gode råd til et gode råd" og bliv opmærksom på, hvordan du kan vurdere de gode råd, du modtager.

af Jens Dalgaard

Adm. direktør hos TACK