Tør du give feedback?

Spil hinanden bedre med en god feedback-kultur

Feedback er et fantastisk redskab til løbende udvikling i en organisation. Mange mennesker har dog svært ved både at give og modtage feedback, og pludselige eller uventede forsøg på at give feedback kan derfor nemt give bagslag på trods af gode intentioner. For at sandsynliggøre en positiv respons samt et maksimalt udbytte af feedbacken, kan det være en god idé indledningsvis at systematisere feedbacken for at skubbe udviklingen af en decideret feedback-kultur i organisationen i gang. I denne artikel får du en række handlingsorienterede råd til at give og tage imod feedback samt inspiration til, hvordan du og din organisation kan bane vejen for udvikling gennem en konstruktiv feedbackkultur.

Systematik skaber øget accept

Når feedback sættes i system, og en gruppe af mennesker bliver enige om nogle faste rammer for, hvordan de hver især giver hinanden feedback, er det nemmere for alle involverede både at give og modtage feedback. Systematiseret feedback kan for eksempel foregå ved, at man laver konkrete aftaler om feedbackmøder, som lægges i kalenderne, så de involverede holder hinanden op på det.

Når feedback på denne måde systematiseres, undgår man, at nogen opfatter det som et pludseligt opstået særtilfælde og måske begynder at undre sig over de bagvedliggende intentioner. Derimod sender man et signal om, at alle skal have lov til at bidrage til udviklingen, og at vi alle kan drage nytte af det. Modtagerne af feedbacken vil heller ikke i samme grad blive ukomfortable og føle sig udpegede. Ved at aftale faste rammer og procedurer for feedbackprocessen skaber du mulighed for alle til at give feedback, og systematikken vil bidrage til, at feedback bliver en naturlig del af samarbejdet i virksomheden og en kilde til gentagne forbedringer af både præstationer og interne relationer.

Artiklen fortsættes herunder.

Balance og konstruktivitet i feedbacken

Når man skal opbygge en god og sund feedback-kultur, er det vigtigt at have balancen imellem positiv feedback på den ene side og konstruktiv feedback på den anden for øje. Inden for feltet socialpsykologi opererer man med konceptet negativ og positiv asymmetri, der dækker over, hvorledes hjernen opfatter og behandler henholdsvis positive og negative indtryk eller informationer forskelligt. Negative indtryk vejer altid tungere og har en større påvirkning på sindet end positive indtryk, så for at opnå ligevægt imellem de to er du derfor nødt til at skabe flere positive end negative indtryk. Det betyder, at for at skabe gode forudsætninger for en positiv modtagelse af feedback er du nødt til at tilbyde personen, du giver feedback, to positive for hvert negativt stykke feedback.

Hvad enten din feedback har en positiv eller negativ klang, er det vigtigt altid at have for øje, at din feedback er både konstruktiv og beskrivende, da din feedback på den måde vil blive bedre modtaget og være mere handlingsrettet. Dels vil det blive nemmere for modtageren at forstå formålet med at tage emnet op og målsætningen for den ønskede adfærdsændring, og dels vil det gøre modtageren i stand til at handle på feedbacken og skabe den ønskede adfærdsændring.

I det følgende beskrives en god metode til at give feedback, og efterfølgende vil du få råd til at modtage feedback.

Artiklen fortsættes herunder.

Sådan giver du feedback: De 4 faser

Der er 4 faser i processen med at give andre feedback.

I 1. fase deler du din observation ved at beskrive præcist og konkret, hvad du har observeret. Et eksempel kunne se ud på følgende måde: ”Under din præsentation til teammødet i dag var du uklar om to af dine slides. Jeg lagde også mærke til at udregningerne ikke passede. ”

I 2. fase forklarer du hernæst påvirkningen, som den observerede adfærd måtte have på dig eller andre: ”Det gjorde mig usikker, og jeg blev pinligt berørt, fordi kolleger fra den anden afdeling også var tilstede.”

I 3. fase forholder du dig afventende, mens du venter på afklarende spørgsmål fra modparten. Sig endelig ikke for meget, da du gerne vil give modparten rum til at tænke og respondere, men nøjes eventuelt med: ”Hvordan oplevede du situationen?”

I 4. og sidste fase skal I blive enige om det næste skridt, og du bør i denne sammenhæng tilbyde modparten anerkendelse, opmuntring eller konkrete løsningsforslag. Du kan med fordel spørge: ”Hvad kan vi gøre for at undgå, at det sker en anden gang?”, og hvis modparten har svært ved at svare på det, kan du potentielt hjælpe vedkommende på vej med dine egne forslag, såfremt du mener, det vil gavne. Husk på, at dine forslag skal være konstruktive og handlingsorienterede, så du gør det muligt for modparten at handle på baggrund af dine forslag.

God, godtaget og vel modtaget feedback

Der er flere generelle ting, du bør være opmærksom på, hvis du vil sikre, at din feedback bliver vel modtaget. Først og fremmest bør du kun give feedback på specifik og observerbar adfærd, hvilket betyder, at du aldrig må give en person feedback på baggrund af, hvad du forestiller dig, at vedkommende synes eller tænker. Herudover må du aldrig antage, at modtageren kender til feedbacken i forvejen. Det kan få dig til at udelade vigtig information eller undlade at påtale bestemte forhold, som du mener, at modtageren allerede burde kende til, hvilket vil give modtageren en ufuldstændig og forkert forståelse af feedbacken.
Du bør selv forsøge at forstå modtageren og samtidig undgå at drage forhastede konklusioner, da du med en bedre forståelse af modparten og vedkommendes situation vil kunne udvikle og tilbyde løsningsforslag, som modparten i langt højere grad vil finde anvendelige og dermed gøre brug af.

Herudover bør du i tilfælde, hvor udvekslingen af feedback ikke er aftalt i forvejen, sørge for at vælge det rigtige tidspunkt til at give feedbacken. Hvis din kollega eksempelvis er stresset eller på anden vis presset, vil det være sværere for vedkommende at tage imod feedbacken. I så fald kan du vælge at udskyde din feedback til et andet tidspunkt – på trods af du selv kan have et behov for at lufte den. Når det er sagt, vil jeg dog mene, at feedback skal gives så hurtigt som muligt for at sikre, at den er relevant, og at mulige uhensigtsmæssige vaner ikke bliver indgroede og kommer til at gøre unødig skade.

Den konstruktive modtagelse af feedback

Når du modtager feedback, gennemgår du ligeledes de 4 førnævnte faser - dog har du som modtager nogle andre aspekter, du skal være opmærksom på.

I 1. fase går det meget simpelt ud på at lytte uden at afbryde, og du skal derfor undlade at komme med udbrud, kommentarer eller andet, der måtte forstyrre personen, som er ved at give dig feedback. Lad i stedet dem tage initiativ og styring i samtalen.

I 2. fase skal du undgå at argumentere og forsvare dig imod de udsagn, påstande eller anklager, der kommer; også selvom det kan være svært. Der er jo altid en forklaring på, hvorfor vi gør, som vi gør, men nu er ikke tiden til at fortælle om det.

I den 3. fase anerkender du den anden persons synspunkt og søger at opnå en fælles forståelse af det påtalte forhold. På trods af at du måske ikke kan lide, hvad du hører, må du acceptere den anden persons synspunkt som validt, og herfra kan du stille opklarende og afklarende spørgsmål for at sikre den gensidige forståelse.

Den 4. fase går ud på at vise taknemmelighed overfor personen, der har givet dig feedback. Det er trods alt redskabet, vi bruger til kontinuerligt at forbedre os, så når vi giver hinanden feedback, giver vi hinanden noget værdifuldt. I samme ombæring bør du overveje, hvorvidt og hvordan feedbacken gør sig gældende, og hvordan du på bedste vis kan gøre brug af den.

Som det også gjaldt den anden vej, må du aldrig drage forhastede konklusioner, når du modtager feedback. Man kan have en tendens til at gå i forsvarsposition og reagere per refleks, når nogen begynder at kritisere en, men man bør kæmpe imod denne naturlige reaktion og i stedet søge at forstå modparten. Det kan være en udfordring både at give og tage imod feedback, og det er derfor vigtigt, at man ser det som en gensidigt udviklende øvelse, vi er fælles om og har fælles interesse i.

Forslag til feedbackøvelse:

Denne simple øvelse kan være en god start på at skabe en god feedback-kultur.

• Gå sammen 2 og 2
• Sørg for inden at forberede, hvad du vil sige
• Oplist 2 ting som din kollega gør godt og 1 ting, som vedkommende med fordel kunne gøre anderledes
• Brug fremgangsmåden beskrevet herover
• Notér din feedback og læg en plan for, hvordan du vil handle på den
   

God arbejdslyst!

af Marie Kongsted

Salgs- og marketingdirektør hos TACK