Vores Outlook – Sådan skaber du ekstra værdi for jeres team

Vi kender alle ordsproget ”for mange kokke fordærver maden”, og når mange mennesker har fingrene nede i den samme gryde, er der risiko for, at tingene falder mellem to stole, eller der opstår uoverensstemmelser, hvis folk ikke agerer efter det samme regelsæt. 

Det vil ofte være tilfældet, når det handler om at booke møder på andres vegne, og derfor er de involverede parter nødt til at blive enige om et fælles regelsæt, der skaber stabilitet og bliver efterlevet af alle og dermed sikrer en hensigtsmæssig arbejdsgang. Undlader man at gøre dette, vil man erfare, at hver person har sin egen holdning til, hvordan tingene bør gøres, og de vil uomtvisteligt kollidere, hvilket vil skade den overordnede proces.
Vi gør i TACK omfattende brug af Outlook Calendar til at booke møder, og vi har derfor vedtaget et fælles internt regelsæt, som alle i organisationen søger at efterleve. Reglerne fungerer som en forventningsafstemning, idet alle kender deres eget ansvar, ligesom de ved, hvad de kan forvente af andre, og dette bidrager i høj grad til vores uovertrufne evne til at holde styr på vores aftaler - på trods af de mange kokke i køkkenet. 

Her får du 8 regler, der kan sikre, at også du og din arbejdsplads kan skabe konsistens i kalendere og aftaler og skabe ro og overskuelighed i hverdagen.

Tivoli-reglen

Vi tager ansvaret for alt det, vi ser i de kalendere, vi er i

Lige som i Tivoli, hvor hver medarbejder har ansvaret for alle tænkelige forhold inden for en radius af tre meter fra deres egen person, har vi i TACK vedtaget et princip om universelt ansvar. Vi tager dermed ikke kun ansvar for de ting, vi selv indfører i diverse kalendere, men derimod for alle de ting, der måtte stå i de kalendere, vi kigger i. Herved sikrer man en konsistent og kontinuerlig oprydning af samtlige kalendere, og selvom én person skulle komme til at begå eller overse en fejl, vil den næste person, der ser i kalenderen, tage hånd om fejlen. Dette begrænser fejl og usikkerheder, sikrer pålideligheden af kalendere og øger effektiviteten i arbejdsdagen.

Artiklen fortsættes herunder.

Rettidig omtanke

Vi tænker over, hvad der sker med de ting, vi booker

Du har formentlig tidligere hørt om rettidig omhu, og rettidig omtanke er et nært beslægtet begreb. Det betyder i al sin enkelhed, at du i tide gør dig de nødvendige overvejelser om det møde, du forsøger at booke, og dets formål. Du bør således tænke over alle faktorer, der vil være relevante for din egen branche og organisation, hvilket potentielt kan være mange. Du kan eksempelvis spørge dig selv: Hvor høj prioritet har mødet i forhold til andre nærtliggende aftaler i kalenderen? Er det overhovedet nødvendigt at gennemføre et møde på nuværende tidspunkt, eller vil det være mere fornuftigt at sende noget på skrift i stedet? Der er mange hensyn, du bør tage op til overvejelse, og de vil i et vist omfang variere afhængigt af virksomhed og branche.

Først til mølle

Den, der booker først, har tiden – der er undtagelser til alle regler

Hvis nogle mødebookere havde højere status end andre og kunne slette eller flytte andres aftaletider, kunne det hurtigt udvikle sig til en endeløs omlægning af aftaler. For at undgå dette kan du med fordel vedtage et først til mølle-princip om, at en aftale ikke kan flyttes, når den først er blevet booket ind i en given kalender. Der er dog undtagelser til alle regler, og i visse tilfælde kan bestemte aftaler have forrang.

Aftaler aftales

Vi inviterer til møder og accepterer invitationer – når vi kan

Du har et ansvar overfor dine kollegaer at sende og acceptere invitationer til aftaler ved først mulige lejlighed, så du eliminerer enhver tvivl eller usikkerhed herom og sikrer, at alle involverede personer er afklarede i forhold til aftalen. Det giver samtidig alle medarbejdere et bedre overblik over hinandens planer, hvilket stiller alle i organisationen bedre ift. at disponere deres egen tid og maksimere effektiviteten af deres arbejde.
At henholdsvis sende eller acceptere en aftale digitalt kan også være med til at give en større ansvarsfølelse i forbindelse med mødet, da man skriftligt har indvilget i at deltage. Det kan endvidere betyde, at folk føler et større forventningspres og derfor i højere grad møder velforberedte op, hvilket alt andet lige vil resultere i bedre og mere udbytterige møder.

Buffer er gud

Vi sørger for, der er realistisk tid mellem vores møder

Særligt når du laver aftaler på andres vegne, er det ikke nok bare at finde et ledigt tidsvindue i en kalender og indføre en ny aftale uden videre omtanke. Transporttid er en vigtig faktor, der altid bør tages hensyn til. Du er således nødt til at tage de tilstødende aftaler, der ligger rundt om det pågældende tidspunkt, med i betragtningen for at vurdere, om det er realistisk, at vedkommende, som du booker et møde for, kan nå frem til alle sine aftaler i tide. Du bør derfor tage både beliggenhed og transportmidler med i din betragtning for at sikre dig, at vedkommende altid kan være på pletten til tiden.

Dræb tidsoptimisten

Vi disponerer den tid, der skal bruges – ikke for lidt og ikke for meget

Du er interesseret i at reservere lige præcis den mængde tid til en aftale, der er behov for. Hvis du afsætter for lidt, bliver det svært at nå alle aftalerne, og afsætter du for meget, bliver det hurtigt en ineffektiv dag, som man potentielt kunne have fået mere ud af. Du bør således hverken være for optimistisk eller for pessimistisk, når du estimerer tidsrammerne for en aftale.

24 timers-reglen

Vi orienterer på sms om ændringer på kort bane

Det er uundgåeligt, at der til tider vil ske pludselige ændringer af de skemalagte aftaler. Hvis en person har lagt sig syg, bilen er brudt sammen eller en anden af hundredvis af mulige grunde indtræffer, vil aftaler nogle gange skulle rykkes. Det er i denne forbindelse vigtigt, at de berørte personer bliver underrettet om ændringerne i tide, og da er det ikke altid tilstrækkeligt at sende en mail. I stedet bør du orientere dem over telefon/sms, så du er sikker på, at beskeden når frem til dem i tide.

 
Ansvaret er dit

Vi rydder op i vores kalender og har alt i den

Nu har vi allerede været inde på, hvordan du har et ansvar for at rydde op i alle de kalendere, du kommer i, men det betyder ikke, at du kan undlade at tage ansvar for din egen kalender. Derimod bør du jævnligt rydde op i din kalender, ligesom du hele tiden bør ajourføre den ift. dine planer og aftaler. Kun hvis du holder din kalender opdateret, og du samler alt i den, kan andre booke møder og aftaler, uden at det kommer i karambolage med dine eksisterende planer.

Bruger vi vores Outlook rigtigt og har et fælles regelsæt, kan det lette arbejdsgange, effektivisere vores tid og skabe en mere gnidningsfri arbejdsdag.

Hvilke retningslinjer har I for kalenderstyring i din virksomhed?

af Jens Dalgaard

Adm. direktør hos TACK