Tænk dig om! - Når du skal levere det dårlige budskab

For nogle kan det være svært at formidle et dårligt budskab i en hård tid; ofte fordi det medfører bekymringer på egne og andres vegne og desuden kan lede til dårlig samvittighed, eksempelvis når en medarbejder skal opsiges. For andre er det en smal sag at levere det dårlige budskab, fordi det ikke bliver værdiget yderligere tanke end hvilke fakta, der skal præsenteres.

Du skylder dog dine medarbejdere at tage hensyn til dem, deres reaktionsmønstre og deres situation, ligegyldigt om de fremadrettet vil være dine kolleger eller ej. Din måde at gå ind i det dårlige budskab på er afgørende for, hvordan du kommer ud af det, og en dårlig tilgang kan ødelægge meget for selv de medarbejdere, som bliver. Så tænk dig om, når du skal levere det dårlige budskab og følg disse 6 gode råd.

1. VARSEL RETTIDIGT

En stærkt negativ besked kan komme som et chok for mange, også selv om det ikke direkte vedrører personen, men kun nogle som vedkommende kender. Det kan gøre den dårlige oplevelse meget værre, end den behøver at være, og det vil i yderste tilfælde påvirke personens opfattelse af ikke bare dig, men virksomheden som helhed, hvilket vil kunne sætte sig dybe spor. Ved at varsle at der kommer en alvorlig besked 1 til 4 timer før, du leverer den, udviser du hensyn til og drager omsorg for dine medarbejdere, idet du giver dem mulighed for at forberede sig på beskeden, der måtte komme.

Artiklen fortsættes herunder.

2. LEVÉR BUDSKABET MED DET SAMME

Nu hvor dine medarbejder allerede ved, at der er en dårlig besked på vej, gavner det ingen af jer at trække pinen unødvendigt ud. Det er derfor anbefalelsesværdigt at droppe small talken, lige inden beskeden skal gives, så du kan komme direkte til sagen. Man kan sige, at du bør behandle det som et plaster, som du med et svuptag river af, idet du leverer hovedbudskabet inden for de første 30 sekunder, så du ikke lader tilhøreren vente i ængstelse.

3. VÆR PRÆCIS

Når du skal give den dårlige besked, kan det være en presset situation, du kommer til at befinde dig i, hvor bølgerne går højt, og følelserne hos nogle får frit løb. Det medfører en stor risiko for, at der opstår misforståelser, eksempelvis med fejlfortolkninger af dit budskab, så vær kort og præcis i dine formuleringer og tydelig i dit budskab. Alt for megen udenomssnak kan også gøre tilhøreren usikker på, hvad det egentlig er, du mener eller vil sige, og der vil således blive skabt tvivl om budskabet. Vær desuden klar i spyttet om de konsekvenser, din udmelding medfører, så der heller ikke skabes tvivl om dette, og drop samtidig undskyldningerne; selv hvis du rent faktisk mener det eller er oprigtig ked af det på andres vegne.

4. GIV TID

Giv herefter medarbejderen den nødvendige tid til at fordøje budskabet, som du lige har formidlet. Der vil givetvis være spørgsmål, men det kan tage tid at komme sig ovenpå chokket og være i stand til at stille spørgsmålene. Når spørgsmålene så herefter begynder at pible ud, bør du besvare dem alle helt roligt, men svar kun på det, du rent faktisk ved med sikkerhed, og lad være med at tale om forhold, som du er usikker på, da det vil kunne afføde misforståelser og rygtedannelse.

Artiklen fortsættes herunder.

5. SKAB FREMTIDEN

Sæt afslutningsvis nogle ord på fremtiden. Fortæl, hvad der vil ske herfra, og hvad I vil gøre fremadrettet, så din medarbejder kan danne sig et billede af, hvad der er i vente. Dels vil det kunne udvide vedkommendes horisont, og dels vil det kunne give en tro på fremtiden, der vil have en både forsikrende, engagerende og motiverende effekt. Tilbyd gerne din hjælp og lad dine medarbejdere vide, at de kan gå til dig for sparring og spørgsmål, og sørg samtidig for at stå til rådighed, så du har mulighed for at hjælpe folk på det tidspunkt, hvor de har brug for det.

6. ALDRIG OM FREDAGEN

Du kan ikke stå til rådighed for medarbejderne i weekenden på samme måde som i hverdagene. Derfor bør du aldrig give de dårlige beskeder om fredagen. Folk skal have adgang til dig og hinanden både i dag og i morgen for at kunne afklare de spørgsmål, usikkerhedsmomenter osv., der efterfølgende måtte dukke op i kølvandet på din udmelding, og som de risikerer at brænde inde med.

De 6 ovenstående råd gælder både, når du skal give en dårlig besked til en enkeltperson og til grupper, og følger du rådene, vil du stå væsentligt bedre og kan forvente en mere hensigtsmæssig reaktion fra de involverede, når du leverer et dårligt budskab, fordi du i processen tager hensyn til dem og deres behov.

af Jens Dalgaard

Adm. direktør hos TACK