Sådan afholder du møder, der engagerer | Bjørn Vikkelsø

Du har sikkert selv prøvet det. At sidde til et møde uden en tydelig agenda, hvor du har hørt på en lang monolog, mens der sideløbende kørte en (kedelig) PowerPoint og måske fik du mulighed for at stille et spørgsmål til sidst. Du går fra mødet uden at kunne huske budskabet helt præcist - årsagen hertil skyldes manglende mødeinvolvering.

I denne episode af TACK TALKS kommer vi nærmere ind på vigtigheden af mødeinvolvering sammen med Bjørn Vikkelsø, der er erfaren Seniorkonsulent og skuespiller fra TACK International. Vi vil udforske, hvordan du kan forbedre dine møder ved at involvere deltagerne aktivt og få dem til at gå derfra med en dybere forståelse af budskabet.

Skab engagement fra starten

Når man som mødeindkalder skal afvikle sit møde, har man oftest fokus på det man skal fortælle og om man nu har styr sin specialviden og sine fakta. Man tænker helt naturligt over sin egen præstation og de ting, der skal videreformidles til mødedeltagerne. Oftest er tankerne ikke på, hvordan man formidler sit budskab og hvordan man kan involvere mødedeltagerne, så de går positive fra mødet. Det resulterer ofte i, at den delte viden ikke hænger fast hos deltagerne, fordi de ikke har været aktive deltagere i processen.

Men der skal faktisk ikke ret meget til for at involvere sine mødedeltagere. Man kan helt lavpraktisk starte med en kort, inddragende øvelse eller et simpelt spørgsmål – så udvikler mødet sig anderledes, da involvering bryder isen og nogle måske allerede kommer til orde. Når deltagerne først er aktiveret, er det langt mere sandsynligt, at de vil engagere sig i mødet og tænke dybere over budskabet.

Effektiv kommunikation og involvering

Bjørn understreger, at alle kan lære at afholde et godt møde, selv uden at være professionel facilitator. Det afgørende er at tænke over, hvilken oplevelse du ønsker at give dine deltagere, og derefter finde måder at aktivere den viden, der findes i rummet. 

Som mødeindkalder har du ansvaret for at skabe et miljø, hvor deltagerne føler sig trygge og velkomne til at bidrage. I stedet for at vente med spørgsmål til mødets afslutning, skal du opmuntre deltagerne til at stille spørgsmål og deltage aktivt gennem hele præsentationen. Inddrag deltagerne med spørgsmål og sidemandsdiskussioner, og sørg derefter for at lade nogle af dem dele deres tanker og erfaringer med resten af deltagerne.

Til sidst vil Bjørn dele sine bedste råd til afholdelse af virtuelle møder. Når mødedeltagerne er fysisk adskilt, er det afgørende at fastholde deres opmærksomhed fra starten. Bjørn vil give tips til, hvordan du kan overvinde de udfordringer, der opstår på grund af distancen mellem deltagerne og stadig opnå effektiv mødeinvolvering.