Det glemte referat

Alle møder fortjener et godt referat: Kundemøder, afdelingsmøder, projektmøder, personalemøder osv. Møder bør kun afholdes, når de tjener et formål, som kommer virksomheden eller dens medarbejdere til gode, og for at vi ikke spilder dyrebar tid, er referatet et vigtigt element.

Nogle mennesker opfatter udelukkende et referat som et resumé af, hvad der blev sagt på mødet, men det kan faktisk tjene en række yderligere formål. Referatet skal sikre, at der ikke opstår misforståelser ift. hvad der er blevet aftalt på mødet og kan ligeledes være med til at sikre moment omkring det omdiskuterede emne og udvise seriøsitet herom. Men hvad indeholder et godt referat så? 

1. Tydelig overskrift

Mange får ikke lagt tilstrækkelig vægt på overskriften, da de opfatter det som noget ”ekstra”, der ikke spiller den helt store rolle. Det er dog en af detaljerne, der kan hjælpe med at skabe overblik og gøre livet lidt lettere for alle involverede. Ligeledes forventes det, at der altid påføres dato for afholdelsen af mødet.

2. Info om deltagere

Start altid referatet med en kort indledning om, hvem der var til stede ved mødet. Det er vigtigt, hvis man senere får brug for at søge yderligere information hos specifikke mødedeltagere, eller hvis man skal gøre status på de forskellige opgaver, som mødet vedrørte. Det kan også tjene et dokumentationsformål, hvis en person eksempelvis skal stilles til regnskab for noget.

Artiklen fortsættes herunder.

3. Mødets emner

I forlængelse af anbefalingen om en tydelig overskrift bør man også udforme en overskrift for hvert enkelt punkt på mødedagsordenen. Overskrifterne skal være tilstrækkeligt dækkende for de behandlede områder eller emner, så man let kan danne sig et overblik over mødet, og typisk vil det være helt ligetil at skrive overskrifterne ud fra agendaen for mødet – for selvfølgelig har et møde en agenda.

4. Beslutninger

Når et emne er blevet behandlet, bør man ved hvert punkt beskrive de beslutninger, der er blevet truffet i den pågældende sammenhæng. Det er her vigtigt at dokumentere, hvem der har ansvaret for implementeringen, og hvordan projekteringen eller tidslinjen ser ud. Således kan referatet, udover at opfylde et dokumentationskrav, bidrage til den videre planlægning af aktiviteter i organisationen.

5. Opgaver frem til næste møde

Referatet bør afrundes med de handlinger eller aktiviteter, der er blevet vedtaget og skal foretages inden det næste møde. Vi skal således have bestemt og ikke mindst dokumenteret, hvad der skal gøres, hvem der skal gøre det, og hvornår det skal gøres.

6. Næste møde

En fornuftig måde at afslutte et referat på er ved at dokumentere aftalen om det næste møde. Man skal derfor være blevet enige om hvor og hvornår, det næste møde skal afholdes.

Husk at lave referatet til tiden

Sørg så vidt muligt for at udfærdige og sende referatet til mødedeltagerne i løbet af 24 timer. På denne måde sikrer man, at man ikke glemmer noget, og at mødeindholdet vil forblive frisk i deltagernes hukommelse. Samtidig kan det være med til at sætte gang i nogle nye tanker, nu hvor deltagerne befinder sig i et andet miljø.

Referatet kan aktivere den investering, du har lagt i at holde mødet, men herudover sikrer det også kvalitet og struktur i selve mødet og giver alt i alt en bedre oplevelse og udbytte af mødet. Hvis man ikke mener, der er brug for et referat fra mødet, kan man jo spørge sig selv, hvorfor det overhovedet skulle være nødvendigt at holde et møde.

Artiklen fortsættes herunder.

af Jens Dalgaard

Adm. direktør hos TACK