Når alt er vigtigt - 7 gode råd omkring prioritering

Du oplever måske, at du har mere at tage dig til, end du kan nå, men du forsøger alligevel at presse det hele ind i en alt for stram dagligdag. Men hvordan når du så det hele? Hvordan endte du i det hele taget i denne situation? Og hvordan undgår du at lande i den samme situation igen? På et eller andet tidspunkt i løbet af vores liv ender de fleste af os med at stille disse spørgsmål, og hvad enten du allerede har nået det punkt i dit liv eller ej, får nogle af svarene lige her, formuleret og præsenteret af Jens Dalgaard, adm. direktør i TACK International. 

Du kan også få konkrete redskaber til god prioritering på kurset Personlig effektivitet.

1. Skab overblikket

Hvis du vil lette din hverdag, er det afgørende, at du formår at skabe et overblik over din nærmeste fremtid. De færreste kan rumme alle deres planer i hovedet, så nedfæld i stedet alle tænkelige gøremål på en liste, og det er helt essentielt, at du ikke undlader visse ting for så senere at forsøge at presse dem ind. Denne liste bliver din masterliste. Måden, du laver den på, er ved at beskrive gøremålenes eller opgavernes formål, deadline og det forventede tidsforbrug. Sådan sætter du tingene i perspektiv ved at sidestille og sammenligne hvert enkelt gøremål med hinanden.

2. Udfordr dine opgaver

Usikkerheder er planlægningens værste fjende, så der er ingen undskyldning for at være doven, når det kommer til informationsgrundlaget. Du skal med sikkerhed vide, hvornår dine opgaver skal eller bør være færdige, og herudover hvad succeskriterierne er. Begge dele kan være fordelagtige at forhøre sig om hos andre, men særligt sidstnævnte er ofte en god idé at afklare med en given samarbejdspartner eller chef. Hvis du føler, at en opgave er blevet overleveret til dig med mangelfuld og utilstrækkelig information, må du ikke holde dig tilbage. Stil de nødvendige, afklarende spørgsmål for at få den viden, du har brug for.

3. Forstå hvad, der er vigtigt, og hvad der haster

Alt, hvad der er vigtigt, haster nødvendigvis ikke, og alt, hvad der haster, er ikke nødvendigvis vigtigt. Dan dig derfor en god forståelse af, hvilke opgaver der rent faktisk er vigtige, og hvilke opgaver der haster – eller begge dele. Du kan i den forbindelse med fordel anvende en matrix-metode med en ABCD-prioritering, hvilket vil sige, at A er det, der både er vigtigt og haster, mens B er vigtigt, men haster ikke. C haster, men er ikke vigtigt, og D hverken haster eller er vigtigt. På denne måde kan du kategorisere dine opgaver eller gøremål, lave den bedst mulige prioritering og udrydde de opgaver, der blot er tidsslugere.

4. Isolér dine A-prioriteter

Når man har færdiggjort sin ovennævnte ABCD-prioritering, er det meste af prioriteringsarbejdet overstået. Nu er det bare at gå i gang med de vigtigste, hastende opgaver først, og her kan vi tage ved lære af Warren Buffet-princippet. Dette princip går ud på, at man tilsidesætter alt for sine A-prioriteter, og man planlægger således heller ikke efter andet end A-prioriteterne, før de er løst. Dette sikrer, at vejen er ryddet for forhindringer, så man kan komme så hurtigt i mål som muligt.

Artiklen fortsættes herunder.

5. Delegér hvad, der er muligt

Hvis man står i en situation, hvor man har flere arbejdsopgaver, end man har tid til at udføre dem, kan det være nødvendigt at uddelegere nogle af opgaverne til andre. Find derfor ud af, hvilke opgaver der strengt taget ikke er dine – hvis de findes – og aflevér dem pænt tilbage igen. Hvis dette ikke har lettet tidspresset nok, er næste mulige initiativ at se nærmere på dine D-prioriteter og finde ud af, om andre i organisationen vil være i stand til at løse disse.

6. Vær fleksibel, og omprioritér løbende

I en travl hverdag hvor opgaverne bliver smidt på dit skrivebord fra højre og venstre, kan det betale sig at omprioritere løbende. Det er en uvane at smide pludseligt opståede opgaver nederst i bunken og på denne måde nedprioritere dem; de kunne potentielt være så vigtige, at alt andet burde tilsidesættes. Bevar derfor løbende overblik over de nye opgaver, der bliver lagt foran dig, og prioritér disse, som du har prioriteret alle andre eksisterende arbejdsopgaver. Dette kræver, at du analyserer ny information om de opgaver, du i forvejen har, samtidig med at du forholder sig til de nye opgaver, der måtte komme.

7. Afstem din prioritering

Der er typisk flere meninger om en enkelt sag, og når det kommer til prioriteringsspørgsmål, er det ikke anderledes. Din chef eller kolleger kunne potentielt have et andet syn på tingene end dig, så sørg altid for at afstemme din prioritering med andre alt efter relevans. Man undgår således situationer, hvor eksempelvis ens chef forventede at få leveret én ting ved slutningen af dagen, men i virkeligheden får noget helt andet, og en konflikt derfor opstår. Det samme kan gøre sig gældende i forhold til dine kolleger, som muligvis afventer en bestemt handling fra din side, som ikke kommer, fordi jeres forventninger til opgaven afviger i så høj grad. Prioritering kan hjælpe utrolig meget i ens hverdag, men det forudsætter dog, at man altid er realistisk om, hvad man kan nå på en enkelt dag.

Få flere gode råd til tidsstyring her.

af Jens Dalgaard

Adm. direktør hos TACK