Den gode planlægning

Planlæg dit arbejde og din tid 

Planlægning er din mentale forberedelse på fremtiden og et afgørende skridt mod at få mere kontrol over din tid. Vi ved alle, at planlægning er vigtig – men alligevel er det de færreste, der bruger den tid, de burde. Mange føler, at de simpelthen ikke har tid til at planlægge, men planlægning kan gøres til en rutine på lige fod med andre arbejdsopgaver.

For mange handler det om, at de er handlingsorienterede og reagerer på de opgaver, der løbende dukker op. Men planlægning giver dig mulighed for at skifte fra reaktion til aktion. Selvom du ikke kan kontrollere alt, kan du sikre dig, at de ting, du faktisk har kontrol over, håndteres effektivt og struktureret. Det vil øge din effektivitet, uanset om du har 8 timer eller kun én time om dagen til rådighed. Nøglen til succesfuld planlægning er at planlægge både dit arbejde og din tid.

Stil dig selv følgende spørgsmål:

• Resultater – Hvad er mine mål; hvad vil jeg gerne opnå?
• Aktiviteter – Hvad skal jeg gøre for at nå disse mål
• Prioriteter – Hvad er vigtigst?
• Tidsforbrug – Hvor lang tid tager de enkelte aktiviteter?
• Tidsplanlægning – Hvornår skal jeg udføre de enkelte aktiviteter?
• Buffer – Hvor meget buffer skal jeg lægge ind til uforudsete ting?
   

De første tre spørgsmål er grundlaget for en arbejdsplan. De tre næste er grundlaget for en tidsplan. Du har brug for begge. 

Kort- og langsigtet planlægning

En effektiv plan kræver både et kort- og langsigtet perspektiv. En daglig huskeseddel fungerer som et simpelt planlægningsværktøj til at strukturere dagens opgaver, men overvej også at bruge uge- og månedsplaner. Disse giver dig et længere tidsperspektiv, så du kan finde plads til større opgaver og skabe større fleksibilitet. Udover dine møder bør planerne også inkludere tid til alle dine øvrige opgaver, så du får styr på B-prioriteterne, før de bliver akutte. Anvend ABC-modellen til at prioritere opgaver og husk, at det sjældent er opgaverne, men tiden, du løber tør for.

Fleksibilitet og løbende justering

Selvom planlægning er essentiel, er det også vigtigt at være fleksibel. Det betyder, at du bør lægge buffertid ind i din plan til uforudsete hændelser, afbrydelser og problemer. Fleksibiliteten sikrer, at du kan håndtere pludselige ændringer uden at miste overblikket. Når noget uforudset sker, så vær klar til at justere din plan – en gennemtænkt revurdering er bedre end blot at reagere impulsivt. På den måde kan du bevare kontrol og prioritere målrettet, selv i pressede situationer.

Forberedelse før hver periode

En god tommelfingerregel er altid at planlægge næste periode, før den nuværende slutter. Det betyder, at du for eksempel kan planlægge morgendagens opgaver allerede i dag og næste uge på den foregående fredag. Denne vane giver dig en flyvende start hver dag, hvor du allerede har dagens vigtigste opgaver klar på skrivebordet. Ved at forberede dig på denne måde mindes du konstant om dine prioriteter, og det skaber en struktureret start på dagen, hvor du undgår at spilde tid på unødvendige afbrydelser.