Sådan uddelegerer du opgaver – rigtigt!

Det burde være enhver leders drøm, men er desværre en af de allersværeste ledelsesdiscipliner. Det er en handling, der frigiver tid og energi, skaber mere engagerede medarbejdere og sikrer fremdrift, men rigtig mange ledere undgår den: Uddelegering af opgaver.

Hvorfor er det vigtigt at uddelegere opgaver?

I en ledende stilling vil du være i berøring med mange opgaver og som tiden går vil du få mere og mere på din tallerken. Derfor er det vigtigt, at du løbende forholder dig til de opgaver, du sidder med og overvejer, hvad andre kan løse, så du sikrer, at din tid bliver brugt rigtigt.

Det kræver den rette prioritering og er ikke altid det letteste, men jeg vil i denne artikel give dig nogle konkrete værktøjer til, hvordan du får styr på uddelegering af opgaver.

Udover din egen effektivitet og tidsbesparelse ved at uddelegere opgaver, hvilket i sig selv er grund nok til at komme i gang, er der mere guld at hente. Uddelegeringen af opgaverne gavner både organisationen og medarbejderne. De andre fordele er: 

• Medarbejderudvikling: Når medarbejderne bliver betroet med nye opgaver og ansvar, vokser de og bliver mere motiverede og engagerede.
• Mindre sårbarhed: Der er risici forbundet med, at en enkelt person håndterer en opgave. Virksomheden bliver mindre sårbar, når flere kan løse en opgave.
• Effektivitet: Når flere kan løse en given opgave, undgår du, at arbejdet går i stå og sikrer dermed fremdrift i virksomhedens projekter.

Hvad er årsagen til, at mange ledere ikke uddelegerer?

Det kan virke ulogisk, at mange ledere undgår eller har svært ved at give opgaver videre, når gevinsten er så indlysende. Årsagerne er både talrige og ærgerlige. Talrige fordi alle mennesker er forskellige og ærgerlige, fordi det ofte er meget personlige og ikke professionelle grunde, der afholder ledere fra at uddelegere. Undersøgelser viser nemlig, at uddelegering til tider kan få de knap så pæne sider frem i lederne. 

Følgende elementer spiller ofte ind:

• De er bekymrede for at afgive opgaver og dermed magt
• De vil ikke af med sjove opgaver
• De vil bestemme
• De er bange for, at medarbejderne løser opgaverne bedre end dem selv
• De vil ikke risikere fejl
• De er bange for at gå glip af ros
• De er overbeviste om, at de ”ved bedst”

Det er egoistisk og skidt for virksomheden, når ledernes personlige stopklodser står i vejen for virksomhedens fremdrift. Lederens opgave er at sørge for, at virksomheden og den pågældendes ansvarsområder, blomstrer så meget som muligt.

Din tjekliste: Hvilke opgaver skal du uddelegere – og hvilke skal du beholde? 

En god huskeregel er, at du skal uddelegere alt det som andre kan løse bedre, hurtigere eller med større værdi og hvor du tydeligt kan definere mål og forventninger til opgaven. Behold derfor de opgaver, der kræver din særlige indsigt som leder.

Du får her nogle eksempler på opgaver, du med fordel kan uddelegere:

• Opgaver, der er mere omkostningseffektive at få løst af en medarbejder end af dig som leder.
• Opgaver, hvor en medarbejder har bedre forudsætninger og kvalifikationer til at løse den. Det er ingen skam at kende sine begrænsninger – tværtimod. 
• Opgaver, der bidrager til læring og udvikling for medarbejderen. 
• Opgaver, der ikke hænger direkte sammen med dine kerneansvarsområder.

Eksempler på opgaver, du ikke skal uddelegere:

• Opgaver, der ikke matcher medarbejderens kompetencer og erfaring.
• Sager, der er fortrolige – dem bør du selv tage dig af.
• Disciplinærsager, hvor det handler om at håndtere medarbejderens egne kolleger – det ansvar ligger hos dig.

Brug disse 5 trin:

1. Beskriv opgaven klart og tydeligt

• Hvad består opgaven i? Hvad er målet?
• Formulér det ønskede resultat og ikke bare de handlinger, medarbejderen skal udføre.
• Forklar, hvorfor opgaven er vigtig, så medarbejderen forstår konteksten, retningen og meningen.

2. Afstem forventninger og rammerne

• Hvilken frihed har medarbejderen i opgaveløsningen? Hvilke deadlines og succeskriterier skal medarbejderen arbejde henimod?
• Gør klart hvor meget beslutningskompetence, medarbejderen har.
• Sæt en deadline.
• Vær klar i spyttet om, hvad der er “need to have” og hvad der er “nice to have”.

3. Aftal sparring

• Hvad har medarbejderen brug for for at komme godt i mål?
• Spørg ind til, hvad medarbejderen skal bruge.
• Aftal tidspunkter for, hvornår I kan mødes og du kan give medarbejderen feedback og sparring på opgaveløsningen indtil videre.
• Tilbyd at gennemgå tidligere løsninger på samme eller lignende opgave.

4. Følg op, men overtag ikke opgaven

• Sørg for at vise interesse og at du er tilgængelig, men lad være med at blande dig for meget.
• Ros medarbejderens fremskridt.
• Udvis tillid til opgaveløsningen.
• Lad være med at tage opgaven tilbage, medmindre det er nødvendigt.

5. Evaluér og lær 

• Hvad gik godt? Hvad kan gøres bedre næste gang?
• Giv anerkendelse for resultatet og processen.
• Reflektér sammen – hvad lærte medarbejderen af at løse den nye opgave?
• Giv feedback, så du understøtter medarbejderens læring og udvikling og drøft dette mere i dybden ved næste MUS samtale.

Den gode leder husker…

…at uddelegering ikke kun handler om effektivitet og tid – det handler om tillid, udvikling og relationer. Når vi som ledere tør give ansvar fra os, viser vi ikke bare tillid til vores medarbejdere – vi giver dem muligheden for at vokse, udfolde sig og tage ejerskab. En god leder ved, at motivationen og engagementet blomstrer, når mennesker bliver set, hørt og betroet opgaver, der udfordrer og udvikler. Det kræver mod at give slip, men det belønnes med stærkere teams og en sundere kultur.

God uddelegering er en ledelsesdisciplin, der både skaber fremdrift og trivsel.

Udvikl dine ledelseskompetencer hos TACK

Uddelegering af opgaver og andre ledelsesdiscipliner kan være svære. Har du behov for at få værktøjer til, hvordan du tackler dit job som leder og effektivt får uddelegeret de rigtige opgaver til de rigtige mennesker, er der hjælp at hente på kurset Motivational Leadership.

Jeg håber, at værktøjerne vil frigøre flere ressourcer til dig som leder og bidrage positivt både til din egen effektivitet, virksomhedens drift og udviklingen af dine medarbejdere.

Hvilken opgave vil du uddelegere i morgen?