Bliv den bedste mødedeltager

Møder har vi hundredvis af, men mange oplever, at de hurtigt kan blive for kedelige, forudsigelige eller ligegyldige og forstærker følelsen af, at møder stjæler vores tid. Mødelederen har naturligvis et ansvar for, at mødet ikke spilder deltagerens tid. Men det er nemt at pege fingre – som mødedeltager har man ligeledes et ansvar for at mødet bliver en succes og udføres så effektivt som overhovedet muligt.

Her får du forskellige tips til, hvordan du bliver den bedste mødedeltager.

Bed om agenda for mødet

Første skridt til at blive den bedste mødedeltager handler om god forberedelse. Den gode mødedeltager vil allerede inden mødet have en klar fornemmelse af, hvad der skal være opnået, når mødet afsluttes, hvorfor hun/han skal deltage i mødet og hvordan der bidrages bedst. For at gøre mødet mere effektivt, bør du derfor inden mødet bede om en agenda for mødet, så du har mulighed for at få indsigt i mødets forskellige emner, prioriteringer tider og ansvar.

Forbered dig grundigt

Så snart du har modtaget en agenda for mødet, er det vigtigt, at du forbereder dig på de forskellige punkter. Læs og forhold dig til den fremsendte dagsorden. Det indebærer, at du går de forskellige punkter igennem, søger yderligere information og stiller spørgsmål til materialet før mødet. Gør dig forskellige tanker om mødets forløb og indhold samt spørgsmål, du eventuelt har. Du bliver således mere velforberedt og samtidig bliver det nemmere at formulere dig og få kommunikeret dine budskaber. Med din grundige forberedelse vil du hjælpe med at bruge tiden til mødet effektivt.

Kom til tiden hver gang

Ofte har de fleste mødedeltagere travlt og derfor ingen tid at spilde. Alligevel oplever man ofte folk, som kommer for sent til mødet - måske fordi det er en dårlig vane, eller måske skyldes det en dårlig undskyldning. Uanset spilder man hinandens tid ved at komme for sent, så sørg derfor altid for at komme til tiden eller fortæl, hvis du kommer senere eller skal gå før.

Gem mobiltelefonen

Oplevelsen af møder som uproduktiv tid skyldes især de mange forstyrrende elementer, såsom mobiltelefoner eller besvarelse af mails, som mange tjekker, mens de sidder i møde. Det er utroligt forstyrrende og et tegn på manglende respekt over for mødelederen og de andre deltagere. Sørg derfor for at holde fuldt fokus og fjern de elementer, der kan forstyrre undervejs. Det bliver mødet kun mere effektivt af – både for dig selv og de andre deltagere.

Artiklen fortsættes herunder. 

Bidrag konstruktivt

Bidrag gerne med dine synspunkter og holdninger til mødet, for de er lige så vigtige at få frem. Vær ærlig, åben og konstruktiv og sig hvad du mener, for du ligger højst sandsynligt inde med information, de andre kan bruge. Vær kreativ og bidrag med dine ideer, for det kan muligvis generere nyttige løsninger og beslutninger.

Hjælp med tiden

Hjælp med at holde tiden og prioritering af agendaen, når tiden løber. Som sagt, er det afgørende for mødets diskussioner og resultater, at alle deltageres synspunkter og holdninger kommer frem til mødet. Dog er det lige så vigtigt, at disse relaterer sig til mødets formål. Dialogen kan nemlig hurtigt flytte sig til andre aspekter og emner, som resulterer i et ineffektivt møde. Hjælp derfor med at overholde dagsordenen, når tiden løber, eller dialogen havner på et sidespor.

Støt referatet

Træffes der beslutninger på mødet, vil det være essentielt, at disse beslutninger formuleres og nedskrives. Således får alle deltagere mulighed for at forstå, hvad der er besluttet og aftalt, eventuelle tidsfrister og hvem der har ansvaret. Som den bedste mødedeltager støtter du naturligvis referatet ved at læse det efter mødet og leve op til de forpligtelser, som er blevet vedtaget på mødet.

Ros mødet

Når møder er så stor en del af vores arbejde, er det også nødvendigt at foretage evalueringer – uanset om mødet var en succes eller ikke blev som forventet. Dét der var rigtig godt kan gentages, og det der var skidt, skal vi sikre ikke sker igen i fremtidige projekter.

Du kan altså hjælpe med at sikre det effektive møde og undgå, at i spilder tiden, på flere forskellige måde. Kort sagt kræver det, at du er velforberedt, aktiv og holder fokus, for at blive Den Bedste Mødedeltager.

af Jens Dalgaard

Adm. direktør hos TACK