7 gode råd til det perfekte kick-off

En sommerferie er overstået eller et nyt år er begyndt, og i de næste uger er det højsæson for kick-off-arrangementer i mange danske virksomheder. Møderne er en kæmpe mulighed for at sende medarbejderne ind i næste halvår med nye mål i sigte og med masser af motivation. Desværre sker ofte det stik modsatte.

Togturen der afslørrede alt

Jeg havde en oplevelse i toget for nogle år siden, hvor jeg tilfældigt overhørte en samtale blandt fem medarbejdere, der netop havde været til kick-off-møde. De fem medarbejdere var på ingen måde fyldt med ny inspiration. Tværtimod syntes de, at de havde spildt deres tid, og de var først og fremmest sure over, at deres firma åbenbart havde sparet kick-off-festen væk. Det var med andre ord ikke fem motiverede medarbejdere, der næste dag skulle møde på arbejde. De var sure, demotiverede og skuffede.

Hvad var der gået galt?

Mange ledere grubler over, hvordan de skal gribe deres kick-off-arrangement an – måske søger de inspiration på nettet og finder tilbud om ”et spark i røven” eller ”en god oplevelse” til de ansatte. Det handler dog hverken om det ene eller det andet. Selvfølgelig skal et kick-off være en god oplevelse, men det skal være mere end bare det.

Et vellykket kick-off-arrangement 

Når et kick-off-arrangement lykkes, skaber det først og fremmest motivation – både hos den enkelte medarbejder, men også i hele virksomheden. Men hvordan skaber man så den følelse? Der findes flere værktøjer til at kortlægge hver enkelt medarbejders særlige motivation. Nogle gange munder analysen ud i noget meget konkret – det sker for eksempel, hvis virksomheden før sommerferien har været voldsomt underbemandet. I det tilfælde vil et budskab om flere hænder naturligvis øge motivationen hos de hårdt prøvede medarbejdere. Generelt er det dog sådan, at man som leder med ansvar for moderne medarbejdere, bør kigge øverst i Maslows berømte motivationspyramide, for at finde det, der motiverer de fleste medarbejdere i dag: Det handler om selvrealisering - følelsen hos den enkelte medarbejder af, at netop hun eller han er en vigtig brik i noget meget større.

Et berømt eksempel handler om en mand, der går hen ad en vej. Her møder han en fyr, der sidder og hugger sten. ”Hvad laver du”, spørger han, og stenhuggeren svarer: ”Jeg hugger sten”. Lidt længere henne af vejen møder den gående endnu en stenhugger, og han spørger igen: ”Hvad laver så du?” Denne gang kigger stenhuggeren op og svarer ”Jeg bygger den nye katedral”.

De to stenhuggere laver præcis det samme. Men hvem er mon mest motiveret?

Du får her 7 råd, som vil hjælpe dig med at lave et godt kick-off-arrangement, der kan give motiverede medarbejdere i den næste periode.

1. Vælg det rigtige sted og det rigtige tidspunkt

Når man afholder et kick-off-møde er det vigtigt, at man afholder det et sted uden for den dagligdag, der normalt presser folk. Det behøver ikke at være dyrt og fashionabelt, men det skal samtidig være et sted som medarbejderne husker og som samler dem. Dernæst er det ekstremt vigtigt, at arrangementet bliver holdt så kort efter ferien som overhovedet muligt. Et kick-off-møde i september er alt for sent. Det gør ikke noget, at alle medarbejdere endnu ikke er mødt efter ferien. De skal nok blive revet med af den gode stemning, når de kommer tilbage.

2. Brug tid på forberedelse

Jeg har oplevet ledere, der ringer dagen før et kick-off-møde og desperat spørger mig til råds om, hvad de skal tale om. Når man som leder er så uforberedt, er det bedre at lade være med at holde et kick-off-møde, for så risikerer man nemt at sende folk i den helt forkerte retning. Medarbejderne kan sagtens mærke, om der er brugt tid på at lave et seriøst og gennemarbejdet program.

3. Tal om vision, mission og mål

Man må ikke afholde et kick-off-møde uden at tale om virksomheden vision, mission og mål. Det er her medarbejderne - i overført betydning - skal få følelsen af, at de ikke bare hugger i sten, men i stedet er med til at bygge en katedral. Et kick-off-møde er et af de få tidspunkter på året, hvor ledelsen har mulighed for at stille sig op på en ølkasse og udstikke en fælles retning, og den mulighed må man ikke lade gå fra sig. Sørg samtidig for, at den overordnede vision ”bringes ned på jorden” og flettes sammen med de konkrete udfordringer som virksomheden står over for netop nu.

4. Dyrk ”best practice”

Ingen har lyst til at høre på en leder, der bare holder en enetale om sig selv. Sørg i stedet for, at bringe gode eksempler fra årets løb frem i forum. Hvorfor gjorde Peter i salgsafdelingen det særligt godt før sommerferien? Er der noget i hans tilgang til tingene, som vi andre kan kopiere og bruge fremadrettet? Og hvad med folkene i administrationen – hvordan kan vi andre blive lige så effektive som dem? Best Practice skal føres ud i alle afkroge af virksomheden.

Artiklen fortsættes herunder.

5. Sørg for et element af træning

Hver gang medarbejderne samles til et fagligt arrangement i virksomheden, bør der være et element af træning, for der skal altid være fokus på at blive bedre. Det gælder særligt kick-off-møderne. Måske er priserne steget for nogle af de produkter, som salgsafdelingen skal sælge? I så fald kan man træne nogle af de nye indvendinger som kunderne vil komme med i den forbindelse. Det kan også være, at der er kommet nye interne procedurer i en bestemt afdeling. Beskriv dem og lad medarbejderne træne de nye tiltag.

6. Drop festen

Der må meget gerne være et socialt element ved et kick-off-møde, men det skal ikke ende med en fest. Jeg har holdt flere oplæg på andendagen ved kick-off-møder, hvor halvdelen af medarbejderne ikke er dukket op, fordi de ligger med tømmermænd på hotelværelset. Det er helt forkert. Har man nogensinde hørt om en 100-meterløber, der starter opvarmningen før startlinjen med at fejre sig selv? Fester afholder man, når man er nået i mål, og det gælder også i virksomheden. Hvis medarbejderne bliver skuffede over, at der ikke er en fest i forbindelse med kick-off-mødet, er det fordi, ledelsen har skabt nogle forkerte forventninger til arrangementet. Den slags forventninger skal udryddes.

7. Sørg for et stærkt referat og følg op kontinuerligt

Det bør være en selvfølge, at der kort efter kick-off-mødet ligger et grundigt referat af mødet hos alle medarbejdere. Samtidig bør ledelsen seneste tre måneder efter kick-off afholde nogle korte events, der referer til de emner, der blev drøftet på kick-off-mødet. De sikrer, at beslutningerne lever videre og fungerer som fundament for den dagligdag, man arbejder i. Det gælder ikke mindst de ting, der har fokus på virksomhedens vision, mission og mål. Ingen af organisationen medarbejdere må tabe blikket for virksomhedens overordnede retning, for det er den retning, der danner den grundlæggende motivation hos den enkelte.

af Jens Dalgaard

Adm. direktør hos TACK